本章提要

• 弄清该用什么文件，什么时候用
• 决定是否按文件行事，或暂时将文件存储、委托或弃之不理
• 对杂乱的信息进行处理
• 弄清信息的真正意义和使用的目的
• 选择适合你需要的软件

能否实现规划最举重若轻的因素便是明白如何来处理所有你生活中的文件和信息。即使是最有规划性、最有效率的个人，也会面对着成堆的报告和信息——从邮件丛林到留言簿，从个人信件到报纸——产生一种无力感。由于文件和数据将会不断地积累，如果你想把自己从堆积如山的文件中挣脱出来，你就必须建立一个是电工的系统来处理这些信息，并且坚持不懈地运用你的系统。

你不可能阅览一切文件

我喜欢高尔夫，但是没有足够的时间读完所有关高尔夫的材料，因此我缩减了阅读的范围，仅仅读一些我特别感兴趣的杂志和报纸。同时，我的职员会为我准备一份报告——节选世界大型高尔夫赛事的实况和结果——这样我对这项运动的了解便能保持在“前锋”的状态，而又无需被那成堆的文件所淹没。

如果你也如我一般热爱某个事物而又必须对它作出选择，你同意应该注意为自己选择合适的材料。除非这些材料与你的日程安排一致并推动你实现自己的目标，否则最好是对它置之不理。

对于大量的文件材料而言，我无法一一阅读。如果我想要发展我的公司，保持心智健康，我就不得不决定应该阅读哪些文件，而哪些文件应该让别人来处理。

现在，我每天仍阅读6分左右的报纸并分享朋友们传递给我的信息。尽管如此，我还坚持了解涉及到公司内部两个或多个雇员纷争的相关内容和有关客户细节问题的文件。因为我既是公司的老板，也是公司的法人代表。我会阅读每一份我们可能卷进诉讼的相关文件以及其它任何让我们冒法律风险的协约。其他时间，我偶尔看看20个以上的雇员的开支报告，这些人都是我了解到即将要出国办公或旅行的人。其他的各个项目我都只收准备好得到摘要。并且这些文件要做成一系列非常适宜阅读的材料，和每天涌进我们公司大卷大卷的文件没有任何相同之处。

这种技巧让别人相信你一定了解每件事，参加了每次活动。确定有价值的事物不从任何裂缝中溜走是我一直坚持的一场搏斗，以后我也仍要进行，只要我仍然是公司里一位充满活力的总裁。

对文本工作的四种选择

当你收到一纸信息时，你有四种选择，你可以

• 按它行动
• 储存它以待将来行动
• 将它委托给别人执行
• 采取最大胆的行为，撕掉它

我用邮件来打个比方，尽管同样的原则也可以运用到留言簿或快递的邮件。为了避免被堆积如山的信件所压垮，你自己建立的规则至少应该包括以下几个方面：

• 在你的家中或办公室里专门设盘一个处理信件的地方，只有当你真正在这个地方时，才着手处理这些信件和其他文件。专门设置这样一个特别的区域能避免你的文书工作干扰其他的活动和你生活的其他方面。
• 尝试一次读完一封信，并且只读一次。
• 如果你不能一次读完一份文件，确保文件中相同的部分你不会阅读两次。
• 如果你超过两次阅读同一封信，它最好是你所有文件中最霞要的那一份。
• 按照字母的顺序来保存文件，并把它们分成商业文件和私人文件。
• 确保你取得文档非常方便，但不要露天放或散落在地上。
• 在你第一次看一篇文件时，就做一些工作 ——即使“这些工作”仅仅是收藏以备将来之用。
• 把你扔掉的信件加倍。

世界需要更多的五彩纸屑

并不是在政府安全部门工作你才需要一个碎纸机。事实上如果你没有碎掉每月收到的十几张信用卡，就会给自己埋下大量的隐患。每年都有成千上万美元被诈骗，数以万讨的无辜市民面临着倍用危机。只要得到你的身份证号码以及地址（如果你不够谨慎，这些都能从你的垃圾箱中获得），罪犯就能对你的生活实施极大的破坏，有时会把你逼进信用卜的黑名单中，使你穷其一生去偿还莫名其妙的债务。

碎掉文件并不能完全保护你免于欺诈的陷阱，但这么做是一个良好的开始。碎纸同时也保护了与你交往的其他人。一个朋友如果知道你会主动地清除它给你的任何证据，他也许会在给你写一封私信时感觉更轻松、更舒服。

碎纸唯一的缺陷在于，一份文件一旦切成碎片，就会永远消失——如果你的目标就是是你的生活不那么凌乱并消除文件留下的隐患，那这就不是件坏事。

机密性文件的储存方法

特别的文件需要特别的关照，不管你是否经常涉及它们。例如，你并不会把你的家庭财产保险合同放在夜间保险箱中，但你会把它放在一个安全、方便、容易找到的地方。同样，你的生活保险合同，你所拥有的所有财产的财产转让证、所有权凭证、你的遗嘱、重要的法律文件和机密的财政信息，都将会放置到一个合适的地方。你可能多年都不会接触到这些文件，但是你必须保证它们都已得到安全的存储。

为了确保最机密的文件能够得到安全的存储，建议你：

• 买一个耐火的保险箱或文件柜。它们都很昂贵，但是它们很安全。
• 在当地银行租一个委托保管物品的安全柜。你不可能把整个文件柜都放进去，但是放人你最机密、最有价值的文档，没有什么可以击破这个双重机密的委托保管安全箱。
• 复制重要的文件，并把它的副本放在几个不同的地方，这种做法比简单地把原始文件放人防火安全柜中复杂一些，但是如果在几个不同的地方准备了副本，将是一个切实可行的应变良策。
• 告诉你信任的人你的文件放在什么地方。我简直想象不出有比我突遭厄运逝去而贝齐和我的孩子却不知道所有他们需要的重要文件放在哪儿更糟糕的事情了

尽管我们的社会飞速发展。文件却永远不可能从我们的生活中消失，对它们进行管理也不会增加多少选择。一家世界 500 强公司的总裁和一个管理家庭财政预算的一家之主在管理文件的方式选择上是一样的，所不同的只是数量。

垃圾箱

今日的决策受到的阻碍不是缺少信息，而是因为信息过于丰富。有一些有价值，而大多数无用——这些信息如同洪水般涌进你家中的电视机里、电话里、电脑屏上，引发了混乱，并阻碍了决策。

例如，我们公司拥有温布尔顿的冠名权和商标权以及对其市场进行管理的权力。这些听上去可能很简单，但现在我们几乎不可能管理好这件工作了。在网络上随意点击一下温布尔顿，就会出现 150 000 个条目，几乎囊括了从伦敦旅游指南到波特·桑普纳斯俱乐部的一切内容。几乎所有这些信息都与我们的责权范围内和英格兰俱乐部及温布尔师网球赛的筹委会所建立的市场规则毫不相干，但我们仍然要一一加以检查。这是一个众所周知，很典型的事例，它表明我们是多么容易陷人信息的泥潭。

但信息泛滥并不只在商业领域中发生。如果你住在科列文岛，你的孩子想收养一条金色的猎犬，你开始寻找时最理性的选择莫过于登录当地的金色猎犬保护俱乐部。但网络上关于科列文岛金色猎犬保护俱乐部的信息一般有 170 000 到 200 000 条。除非你和你的孩子有 40 多个小时或更多的时间来浪费，否则查看所有有关小狗世界的信息是不可能的。

那你该怎么办？如何从纷繁的信息中获得有用的信息，而又不用花费大量的时间和精力？下一节告诉你该怎么办。

明偏你真正想要什么

明确自己到底希望需要什么信息。这个工作并不总是像它一开始听上去那么简单。例如，如果我希望了解我们公司长途电话费的开支，这就取决于我如何给出指示以获得一个数据（从世界各地所有办公室打来的所有长途电话费开支的总额）。如果我的指示不明确，我会收到由公司、国家、城市、部门或个人所完成的关于如何收集这个数据的方式、趋势、分析结果的 1 000 条以上的有关细节。还可能收到一份部门之间关于长途电话的历史记录的相关分析，这种分析是为了明确我们今年的长途话费与去年相比是多还是少。事实上，一个简单的问题 ― “喂，我们的长途话费是多少？”就可能导致收到一本带有彩图和表格、彩版印刷，50页上下的报告。尽管这个设想听上去很荒谬，但这是在真实世界里面对如此丰富的信息，茫然不知所措的一个真实事例。下一节将会告诉你如何避免信息泛滥。

提出更好的问题

下面是一些很有意义的问题，以及不同的回答产生的结果，还有一些可以有更确切的答案来替换的问题。

错误的方式
Q ：我们公司目前在职人员的名单是什么？
A ：一册 92 页的包括所有全职、兼职、独立签约的雇员名单，名单上还包括每个人的平均收入、最高和最低收入，这一大册资料的优点是什么以及在册人员登记处的摘要和一幅以百分率显示的在职人员全部开支的图表。
正确的方式
Q ：我正在看一些新税款，所以需要了解在我们美国全部公司内支付给职员的税前工资（不包括红利）的数量。我现在不需要其他的内容，只需要一个数字。
A ：给我一个数字。

错误的方式
Q ：我应该在什么地方买一台电脑？
A ：从中央处理计算机到手提电脑的 1 000 多页信息以及大量的材料广告清单
正确的方式
Q ：什么是当地商场所拥有的价格最合理、服务最值得信赖的微型电脑？它必须要有 3 千兆的储存量，效能高的监测器，最新型的 CD 驱动以及奔腾 3 的中央处理器。
A ：一张包括 6 到 12 位非常靠近你家或办公室的零售商的名单。

错误的方式
Q ：如果我要迁到奥尔兰多．我该住在哪儿？
A ：收到 30 000 份位于辽阔的奥尔兰多大都市的住宅名单，范围从 30 000 美元的活动住房到 1 600 万长期更新的别墅，无所不包。成百上千的房地产商都很有兴趣使你成为他们的顾客。
正确的方式
Q ：我正在考虑移居到奥尔兰多一块比较宽敞的地带，由于我有个小孩，所以希望住在靠近最好的学校、犯罪率低的区域，而且购物和用餐要比较方便。我能支付的价格低于 300 000 美元，而且我希望房子所在的社区相对独立、安静，是封闭式管理。
A ：很有可能收到 100 页 L上下的清单，但属于可控范围。

错误的方式
Q ：我该如何进行投资？
A ：多于10000 本书及 1 000000 条网上信息适用于回答这个问题（并会帮助你散尽你的钱财）。
正确的方式
Q : 6 个月后，当我退休时，我将收到 350 000 美元，这是员工的退休工资。我的投资目标很传统，低资本低风险，我需要了解哪个是在中小型退休金投资方面专业性最强、规模最大、声誉最好的财政投资机构？
A ：一张包含 20 -50 个富有声誉的公司的名单。

在你问问题之前，明白自己想要什么

不管你是通过上网、去图书馆或向你的雇员、合作伙伴、家人咨询信息，首先明确你问的问题非常关键。一个模糊的问题总会导致宽泛的答案。你的询问越明确（即使你是最后一个问问题的人），你越有可能获得有价值的信息。

如有可能，让一个愿意帮助你寻找信息的人来监督你。通过让你的咨询者理解你的目标，你会有更大的机会获取正确的信息注意“正确方式”的思维模式，每一个问题的开场白都有一个固定的结构和一种简洁的解释：为什么问问题的人需要这个信息？这一点远见成了获取宽泛、泛滥的信息和获取简练、有用的信息之间的差别。

记住你询向信息的理由

信息可以分为三类：

• 需要了解的信息
• 了解了也好的信息
• 无价值的信息

显然，“需要了解”的信息最重要。你必须使这一部分信息有规可循，并能做出正确的选择，以便采取理性的行动。这些信息包括你投人一个项目前所需要的项目开支信息，旅行出发前需要了解的航程信息。有时这些信息举手可得，但却是错误、无效的信息。不管获取这类信息有多难，需要了解的信息都是你最急需的信息。

“了解了也好”的信息可能包括一场棒球赛的分数，也可能是 5 天的天气预报。没有这些信息不会使你逊受多大损失，但是如果有，你会感觉也很好

“无用的信息”简而言之就是无用。它不能帮助你作出“短期或长期”的决策，你也不会对它特别感兴趣。糟糕的是，这类信息通常充斤着当前我们这个信息爆炸的社会。信息时代某种程度上是一个陷阱，信息越来越容易获取，但很多信息无聊、琐碎，完全没有任何内容，也不会给这个社会带来任何价值。你可能因为了解汤姆·汉克斯而赢得一项毫无价值的娱乐奖，但这类信息除了增添困惑和杂乱外没有任何意义。

无规划的人主要的缺点之一就是他们不能区分这三种不同类型的信息。有规划的人会把“了解了也好”的信息和“需要了解”的信息混淆，并且从整体来看，他们也会花根多时间在无用的信息上抚疑不决。

测试对信息分类的能力

为了避免信息陷阱，并把合理使用信息变成你整体组织性的一部分，在决定使用什么信息方面你需要严格地规范你自己。不管什么时候接触到何类信息，都要问自己下面一些问题：

• 这些信息能帮助我处理当前最迫切的问题吗？如果你的答案是肯定的，那么这些信息就属于“需要了解的信息”范畴。如果这些信息处理的是你最终要涉及到，但现在不在你的短期日程中的事情，那它就属于“了解了也好的信息”的范畴。你越无需关注的信息，越没有价值。
• 我是否因为掌握了信息而能够做出更好的决策？同样如果答案是肯定的，那这类信息就是你需要了解的信息，如果是否定的答案，那么这类信息可能有点儿价值，应当储存以备将来之用，或是毫无价值，纯属浪费时间。
• 这些信息帮我节省了时间还是浪费了时间？如果你因为获得信息而采取了果断的行动，那么你显然节约了时间，并免除了将来的隐患。如果在你使用这些信息后并无太大的益处，也没有从中获得任何乐趣，那么查看这类信息就只是在浪费你的时间。
• 这些信息能引导我采取更为积极的行动吗？有时信息的金砖落人你的手中，它并没有即时的效用，却能激励你面向未来，积极行动。如果是这样，这类信息绝对是你应该掌握的信息。即使你在得到它的时候，没有行动。这样的信息很少，但绝对值得去追求。
• 我主动询问过这类信息吗？判断一种信息最佳的方式便是看自己是否主动询问过它。显而易见，如果你的孩子在学校处于留级的状态，你绝对需要知道这个信息（即使你忘记了告诉老师当发生了这样的状况时要与你联系）。尽管如此，对于其他的信息而言，像“我是否询问过它”的这种反思是一种判断信息的幸要方法。
• “一页到底”理论：当我在公司里查询某个信息时，我通常只会要一页信息，尽管随后我可能要求了解更多的细节。我把这个称为“一页到底”理论。我喜欢一开始就阅读信息的最后一行或最终的数据，然后再去查询那些我需要了解的细节。例如，如果我想了解我们每年的邮政通讯支出，我就会看最后的那个数据，从那里我可以得出每个办公室支出的概况和德个部门、每个月具体的支出数额。尽管如此，首先了解最终的数据，我便能知道自己到底需要了解多少细节，也许没有，也许会有好几页数据表格信息。无论如何，我得以控制信息，因为在开始的时候我就达到了终点。
• 错误的信息比没有信息更糟糕：如果有什么比收到堆积如山的信息更糟糕，那就是收到不正确的简单信息。错误的信息比没有信息更糟糕，是因为没有信息你完全可以不行动，直到你找到自己所需的信息。但当你获得错误的信息时，你很可能据此作出错误的决定，而导致可怕的结果。

选择软件

当你在家里或办公室里选择使用一种软件时，注意一条原则：

如果它能为你节省时间并推动你实现目标，就购买。如果它浪费你的时间，并使你从目标上分心，就把它丢弃。