本章提要

• 找到你的组织系统并坚持下去
• 确保你的系统能帮助你实现自己期望的目标
• 重新认识纸和笔的力量
• 规划你的私人空间

在第5章中，我讨论了我的个人组织系统。便笺从未离开我的左右，并且在我计划要做某件工作时，我会在便笺既定的地方写上一件事，规定日期和时间。这套系统已

经为我工作了多年，对于如何用它我已渐渐得心应手。尽管如此，这并不代表我的系统适合你用。

世界范围内激烈的工业竞争已经涉及到了如何更好地帮助人们变得更有组织性。许多公司已经开发了日程计划器、商务通、工程日系统、电子日历、工作单元系统、电脑以及便携式计划器等用于帮助人们规划自己的时间和空间的工具。自然，每一套系统都有它的优点和弱点。

毫无疑问，我对自己的系统有一定的偏好，因为它是属于我个人的，并且已经为我服务了多年。我所用的便签本和笔记卡系统有如下几个优点：

• 它很简单。我从未学习过任何绝门密技来运行我的系统。在我6岁时，我就能够读写，所以这60多年里，我都用这个技能来操作我的系统。
• 它很便宜。便签和笔记卡在当今这个开放的市场上仍然是相对便宜的商品，而且几乎在世界任何一个角落的商店都能买到它。它不费时。我从不需要升级我的硬件、软件或购买新的零部件。直到今天这套系统几乎和40年前使用的系统一模一样。
• 它运作良好。如果将来发现了某种更好的表达工具，我会试一试。但我猜想以前没有，将来也不会有更好的工具来代替它。

这并不是说PDA这种商品完全是敲人竹杠。大量优良的、经得起时间考验的系统现在仍然很有市场。尽管如此，在你决定掏钱去购买任何一种系统来帮助规划自己时，你都需要认真思考我下一部分讨论的内容。

每个人都有自己的组织系统

你的系统可能运行良好，也可能很糟糕，但不要说你没有系统。你肯定有一套用于组织的系统（或无组织）。你的办公室和家中可能杂乱无章，不管你承认与否，你的系统都包含有生活在混乱中的因素。你读本书的目的并不是因为你从未拥有过一个规划系统，而是因为你希望改善你现有的这套系统。

为了开发一套新的、更有效的组织系统，你必须首先：

• 明确这套系统一定是适合你的系统。
• 简化系统，这样它便不会成为一个负担。
• 把这套系统变成一种定律，使它真正成为自己独有的系统。

不管你是依据办公室墙上贴满的一系列小纸片来安排你的一天或者是依靠你从信用卡是支出的一笔钱购买的一套复杂系统来工作，所用的组织系统如果更富有成效便应该满足一些基本的原则，你的组织系统必须：

• 坚持自己写下每件事。如果你依赖于自己的记忆，你的系统必定会失败。不管你有多聪明，时间会消逝，记忆会消退，每一天都会有一些事情悄悄从你头脑中溜走。哪怕你仅仅写下一半你需要做的事情，你的系统就会发挥50%的效率。如果你每天在清单上记下75％的事情，你的系统就会以75%的效率来运转。不管你选择什么系统，如果你希望发挥100％的效率，就必须强迫自己把每一件事情都记录下来。
• 尽可能方便。很多人依赖提前打印好的贴在桌面上的日历或固定的文档（例如电脑），这使我惊讶。当他们不在办公室时该怎么办？无论我在什么地方，我的系统都在我身边。我晚上睡觉前，也将它放在床边，并且一整天随时都可翻阅它。由于我经常飞来飞去，来管理两个大洲3个大公司的员工，任何不便携带的、不方便的系统都不适舍我。我猜想，尽管大部分人很可能不用像我一样一年飞行许多公里，但很明显人们离开办公桌的时间比坐在它后面的时间要长得多。如果你在一个城市，而你的组织系统却在另一个城市，那么这套系统对你而言，没有丝毫作用。
• 容易阅读和理解。记住，组织系统是你个人的系统，不是一份正规地阐述某个主题的论文也不是提交出来等待铅印的小说。别人不需要理解你的笔记和系统。如果某个人翻开我的便笺本，他很可能会问我英语是否是我的母语。因为没有人能看懂我在清单上写了什么，所有可能所写的地方我都用了缩写，而且我写得很快。尽管我的一些员工有各种猜想，但我的确没有用密码保密的意图。我只是不愿意花费时间来使我的系统看上去更加光鲜，这种时间我宁愿用来完成清单上所列出的任务。
• 充分运用可控的时间单元。当我看到那些印刷精美、一年通览的日历泛滥在全国的各个办公室时，我觉得有些滑稽。如果把我出差的次数、约见客户的数量以及我要打的电话数量、主持的会议或组织娱乐活动的数量加在一起，我的“一年通览”可能会占广场上时间提示牌的一大部分。尽管很多人看着我的日程说这么多根本无法控制，我却能控制我的时间，因为我的系统关注的是每一天。我便笺的每一页都代表了一天的活动，我能够管理好这些。如果我把一个月或一周内的每一件事情都卸载清单里，工作的时间西湖就很难控制了。我之所以能处理大量的事情，是因为我的经历集中在可控的时间单元：一天。
• 自己去下载信息。尽管“下载”一词现在主要是一句电脑行话，实际上它并不是什么高科技手段。“下载”信息的系统非常简单：如果，在一天快要结束的时候，我的清单上仍然有一些还未完成的项目，我就会很简单地把它们转移到下一页（或下一天）。我用不着担心没完成的项目会“啪”的一声化为乌有因为我肯定自己已经把它转移到了另一个时间。
• 成功地规划后，奖励你自己。每当我完成清单上的一个项目，我都会奖励自己。当我完成一项工作时，我就有一种成就感。我不仅提醒自己是在工作，也提醒自己我是在追求实现自己的梦想。可能在闭合的工作状态外，你需要一些刺激，但不管你给自己什么样的奖励，确保这种奖励与你的组织系统相一致，同时与你手头正在进行的工作相一致。

羽毛笔和羊皮纸仍然能发挥作用

科技在以我们从未想象的速度快速发展着。20年前，个人电脑还是一件新奇的事物——不超过5％的人认为应该拥有一台电脑。10 年前，传真机还没有发明，可携带的电脑和一个中等尺码的箱子一般大。学术界以外的人从未听说过网络和电子邮件，电子商务还只是一种科学幻想。现在不仅所有的这些先进技术走进了我们的生活，其中一些甚至已过时，开始被进入市场的一些更新、速度更快、涉及范围更广的创新所取代。

在当今的年代里，建立和维持个人规划系统应该基于笔和纸的论断看上去似乎有些过时了，但我始终坚持它是正确的。

传统的纸和笔的方式在这个技术高度发达的时代仍然有自己的立足之地，它有很多的优点，包括：

• 方便：不管你在哪里，你总能找到一支笔和一张纸。
• 容易：不需要电池、变压器、脆弱的软盘。
• 适用：电脑是个好工具，但规划是一种清单——要做的事情的清单，要打电话给某人的清单，要完成项目的清单——且是较复杂的机器，如果你把清单写在纸上显然要更容易。尽管拥有最新的微型工具看是去很酷、很有意思，但规划的一种特色就是要简单化，纸和笔正是你所能获得的最简单的工具。

尽可能主动地践行你的清单

我们所有人都必须在某个时间里对情景和其他人的要求作出反应。如果阿诺德帕尔默需要跟我谈话，我总是调整我的日程以配合他的请求。当然有着40年的交情，我明白阿诺德不会轻易无缘无故地打断我的日程。如果他说需要立刻和我谈谈，我便明白这次谈话一定很重要。尽管如此，没有其他的清况，我通常对自己的日程保持超强的主动性。主动做的事情至少是我被动做的事情的两倍。当然，因为我拥有自己的公司，我可以把一些事务委托给我的员工来做，所以我能控制好我应该做的事，而不会做额外添加到我清单上的事。

尽管如此，不管你的职位高低，你都应该有意识地尽自己的努力使自己的日程安排得更有主动性，下面有一些能帮助你的小贴士：

• 把任何一个项目添加到你“必须要做的事情”清单上时，问一问自己，完成这件事是否能推动你实现你的短期目标或长期目标，如果答案是否定的，重新思考这个项目。
• 在你日程中每一件被动反应的事件（清除危机，对紧急请求作出回应，诸如此类）后面都加上一条主动的项目。或者，运用牛顿的第三定律，对于每一个刺激，你都应该施与一个方向相反的等量的力。
• 改变你的思维方式，这样你便不会认为你己经完成了所有的事情。事实上总有大量需要积极主动去做的项目等待你添加到日程安排中去。

制造空间

不管是在你的家里、办公室中、会议中心或酒店的房间里，规划你的空间都和规划你的时间与工作同样重要。但正如你应该只花一点儿时间来整理你的清单，而花大

部分时间去实实在在地完成当天的工作。成功规划你空间的关键是效率。我曾见过不少商界人士花几个小时来整理他们的办公室，仅仅是为了一个月以后再花同样的

时间再来整理一遍。规划空间的技巧很简单：空间就应规划得使你的生活更方便。
回答下面的问题，想想你的空间是否真的得到了规划：

• 你想找的东西是否很容易找到？
• 上一年中你是否涉及了你个人空间的每一件物品？
• 在过去6个月中，你是否不止一次“规划”了同样的空间？
• 你的空间里还有任何堆积物吗？

如果你前两个问题的回答是“肯定”，而后两个问题的回答是“否定” , 那么你对周围空间的规划很得要领。如果前两个问题中你其中之一的答案是“否定”，而后

面两个问题中其中一个回答是“肯定”，你便需要花点时间想想该如何运用空间，你需要使自己对空间的运用的更有效率。

好马选好道

本节的标题就是世界马赛中的一个用语。一种马爱一种跑道：因为跑道的长度、质地、角度及其他的变量都会使一匹马比另一匹马更有优势、我用“好马选好道”意在说明所有的空间都有最高、最优化的利用。例如，我邀请一大群董事来参加晚宴，就不会在我家厨房的那个小餐桌上上菜。尽管对于我的家人而言，这是一个适宜晚餐的地方，但是对于上面那种更为正规的场合就不合时宜了。

在你决定该如何使用空间前，你必须首先决定这个空间是干什么用的，你希望看到它的人对它是一种什么印象。

警察审讯室有意布置得空寂和寒冷，因为这个房间的目的就是要使被审讯的人在他所处的环境中不舒服。另一方面，医院则竭尽全力把病人的私人空间布置得尽可能地温馨，因为他们希望缓和病人的焦虑。这些都是一些极端的例子．但是在你筹备一个会议或一次社交聚会时记住这些。每种空间都会激发一种感觉。你的任务就是明确你自己希望人们走进你的空间时体会到什么样的感觉。

如果我花一个晚上在酒店里，而我打电话的可能性非常小，我对床头的电话应该放置在什么地方就不那么在意。我甚至根本不可能提出这类的请求（作者习惯要求在床头左边安装床头电话，因为这样可以用左手接听，而用右手做笔记）。因为我首先考虑的是我应该如何使用这个特殊的空问，我可以很轻松地规划这个空间。

规划个人空间的法则

一系列指导性的原则可以帮助你来规划个人空间，包括：

• 如果你自己都觉得空间很无序，那么在其他任何一个人的眼中它就是双倍地无序。
• 你永远不会有第二次机会来留下第一印象。你所布置的空间就是你给别人的第一印象。
• 每个人进入一个空间都会被激发出某种感觉。觉察别人在你的空间里有什么感觉，将会帮助你改善自己的空间。
• 同样的空间可能需要不同的布置，这取决于它的用途。

低枝术含量的组织测试

在测试完你对低技术含量技能的掌握情况后，你需要推动自己前行并得到更好的规划。当你在规划自己的组织系统时，记住这些问题的答案。

1.我总是随身携带我最重要的电话号码。
准确
错误

2.如果我在离开家或办公室后，一个人联系我并要我打个电话或开始做一件工作， 我会：
查看我的日程笔记，看我什么时间能回应这个请求并立刻给他答案。在一张纸上写上这件事，然后告诉他会在回家或回办公室后给他回信。
记在脑子里，等我回家后再处理，并希望在我睡觉前不要忘了这件事。

3.我“要做的事”清单上包括：
完全由别人安排给我的工作。
我自己主动安排要做的事。
自己主动和被动要做的事各占一半。
一片空白，清单上没有“明天要做的事”。

4.在我召开会议时，我的办公室里总有足够多的椅子。
准确。
错误。

5.我第一次邀请某个人来我家之前，我会：
仔细思考我的意图并精心安排这次会面以使客人在我的空间里得到最愉快的感觉。
仓促地整理一下我的房间，以免使自己太尴尬。
什么也不做，这是我的房子、就应该按照我的个人空间的本色被接受。

6.当我举行一次办公室外的商业活动，我总是：
仔细检查参加者的清单，以确保在活动举行的地方，他们的需求能得到满足。
提前去举办活动的地点看一下并和合办者讨论一下活动的细节。
打个电话以确保这个房间到时能用
让其他人去控制这些细节。

对这些问题诚实地回答很大程度上依赖于你的个人目标以及你对自己诚实地进行评价的能力。在你的规划能力慢慢变得成熟进步时，再重新做这个测试，看你这段时间内答案发生了什么变化。尽管如此，从这个测试中能获得的最重要的信息便是你不需要运作一个机器或其他比笔、纸、电话更为复杂的工具来获得答案。记住了这个基本的概念，用其他先进的组织工具就会容易得多。