本章提要

• 阐述为了更富有组织性所必须付出的代价
• 分析继续无组织性或组织性低的机会成本
• 给你的时间赋予价值
• 明确更加富有组织性的益处

有组织性和无组织性往往不是绝对的。比如说，你可能认识某个人，他把自己的办公室整理得一尘不染，就连一片小纸片也待在它应该待在的地方。可另一方面，这个人却总是不能准时参加会议或及时地回电话。在一方面（整理他的办公室），人们认为他是一个富有组织性的人，但在另一方面（时间和事务管理上）人们却认为他是一个组织性低或根本没有组织性的人。他到底是有组织性还是无组织性呢？毫无疑问，参加会议的人们和坐着等他的电话的人们都坚信他没有，而仅仅在他的办公室见到他的人却持有完全相反的见解。

尽管我很认真地思考过这个人的品质，但得出的答案是两种意见都正确。他既是一个富有组织性的人也是一个没有组织性的人。他的办公桌、椅子和办公室的空间都是他关注的重点，因此他便下意识地使这些领域得到规划；而会议、电话以及其他的交流对他而言显然并不重要，因此他在那些方而表现得没有组织性（并且没有礼貌）。

你可以把组织性看作是一个光谱似的谱系。在一端完全没有规划——这种人的办公桌上堆放着大量的文件，她所有的东西都散落四方或堆在乱七八糟的家中的某个角落。她总是迟到，总是匆匆忙忙，并给人留下一种茫然失措的印象。这种人很有可能在他的职业上还没有充分发挥潜力。他经常用的借口莫过于：“嘿，这是我自己特有的组织形式，我知道每一样东西放在什么地方”或“我不想成为一个有洁癖的人，那些人脑子都很古怪”或更高明点：“并不是我的错，我的老板总是有一大堆事情要我做，我儿乎不能跟上他的节奏”。这样的人是最无组织性的典范。在谱系的另一端是高度组织化的怪胎——这种人把他下一年的每一天的每一分钟都安排好了，并且所有的东西都各就其位。他从不迟到，从未错误地搭配过袜子，从未匆忙草率地做一件事。他吝啬地呵护着自己的时间和空间，比NEL（美国国家橄榄球打联盟）组织进攻的核心前卫更会安排自己的时间。他是大众眼里的成功者，并很可能在他生活的某个方面极富魅力。

90%的人在这两个极端之间。糟糕的是，大多数人都更接近无阻执行的一端而不是有组织性的一端。为了改变你在这个谱系中的地位，你应该问自己如下的问题：

• 我在这个谱系中的位置是什么？
• 我希望自己处在这个谱系中的何种位置？
• 我怎样到达那里？

在你的笔记卡上画一条平行线。在左边顶端写下完全无组织性的人的特征，在另一端写上极富组织性的人的特征。接下来在这条线上做一个标记，表明你认为自已目前在这个组织性谱系中所处的位置，以及在你的组织性特征中最差和最有优势的方面，然后在你希望到达的地方画一个星星。把这张卡片保存好，随时提醒自己。如果你按照本书给出的方法取得任何进步，在卡片上加一些标记以表明你所取得的成功。

富有组织性的成本

“唉，我也希望能整理自己的办公室，但是那昂贵的书架和文件柜却不是我能负担的。所以在我的支付能力有所改善之前，我只能身处混乱之中。”

无论你相信与否，那些仍然维持在无组织状态的人们最普遍（也最让人惊讶）的借口便是负担不了与组织性有关的成本。这点根源于这样一个假设，即自己之所以得不到规划是因为其他某个人或某件事的错。这种错误成为一种障碍，使人无组织性，并处于一种令人不知所措的状态。最容易找到的替罪羔羊便是金钱。“我无法有组织性，因为我买不起所有的“装备”。我没有秘书，电脑和电子计划器也不是我能承担得起的，我的房子不够大。”诸如此类，无穷无尽。

我个人的组织系统由一个黄色的标准便笺和一支笔组成（总共 2.99 美元）。便笺的每一页表示一天。我在侮页中间垂直画一条线，在纸的左边写上特定那天要拨打的电话对象及他们的号码，在纸的右边写下需要做的事情。沿着左边页边的空白，我写下五天内计划做的每一件事情的时间。每当我完成一件事，便会在记录的事件下面画一条线。如果某个电话或行动需要推迟或延期，我仅仅是翻到对应的那一页，记上推迟的时间。当天没有完成的工作都会转到我的便笺的下一页（或下下页）。我使用这个系统已经近 40 年，并且建立了一个在 40 个不向的国家拥有雇员超过 2 000 人的国际公司。令人感到庆幸的是，当初我开始建立这个便笺系统的时候花费的投资与它现在所取得的成就相比较而言，简直就是微不足道。

机会成本

维持在无组织性的状态所付出的机会成本是巨大的。每一条错误传达的信息或每一件未完成的工作都要付出成本。有时这种成本会是你不断下降的声誉。大家会逐渐认为你是一个不会回电话的人（不细心）或开会总是迟到的人（不值得信赖）。这样的标签会毁掉你的贸易往来和人际关系。

你办公室的洁净程度会向你的合作伙伴和客户透露某些信息。一个堆满潦草的笔记本和积累着文件的凌乱书桌表明你是个无规划的人。如果客户确信眼前的你甚至不能控制自己办公桌上的这些东西，他怎么会相信值得与你建立业务往来？如果你不能证明自己在其他看上去微不足道的方面是值得信赖的，你的合作伙伴又怎么敢依靠你？这个答案很简单：他们做不到。

因为无组织性的人总得不停地应对其他突发的状况，他几乎没有时间主动地去开拓更多的业务。他通常处于防卫的状态。与此同时，富有组织性的人却能以适当的方式来控制他的时间，以确保他有时间建立新的协约，发展新的关系，并把他的视线扩展到整个前端的领域。

掌握下面的规律，如果你掌握了，便能使你在各个方而更富有组织性，更有效率。

• 如果成本成为你富有组织性的障碍，改变你的方式。
• 一支钢笔、一个正规便笺、一套计划，这便是你开始培养自己组织性的所有支出。
• 你的每一个无规划的行动都要付出相关的成本。
• 开会迟到或忘记给某人回电话，这会告诉别人一个信息——而这个信息从长期而言将会使你付出更多。
• 富有组织性的人都很主动并能抓住机会，而无组织性的人都处于被动反应的状态并永远不可能跳出他们为自己挖的坑。

时间的价值

时间就是金钱。毫无疑问，以前你一定听过这句话。你自己也可能多次谈到它，但绝对多数人几乎从未赋予他们的时间一美元的价值。当然，钟点工人会注意到他们的时间对他们的雇主意味着什么（如果你曾经按小时付给律师酬金，你也会明白一些人对于他们珍贵的每一分钟赋予了多少价值）。尽管如此，大多数人并不明白他们拥有的时间的真正价值。

行动要主动

优势保持行动行必须要有命令的压力。我希望在我的公司，国际管理集团（IMG）中，高层的经理每年都能认识5个陌生人。这个听上去似乎一点也不难，但是我们的大部分经理都宣称在52周内，他们没有足够的时间或机会来认识新朋友。这是在我的公司中一个令人感到遗憾但真实的事例。人们已经发展了自己的小团体，而打破这个常规路线去扩展新的视野，对他们而言是很困难的。糟糕的是，当这些经理所在的位置越高时，他扩展他的交际圈子的可能性就越小。最高层的官员认为审阅文件和依赖过去的联系比建立一个新的网络容易得多。

由于自己也有这种倾向，我便制订了5人联系的强制规定，并要求我们的高层人员报告他们新认识到5个人并阐述这些交往将会对将来业务的发展有何贡献。

当我第一次制订完这个规范后，下面的志愿议论纷纷，IMG的公司经理们都采用一种抗拒的姿态。他们说并不存在一种与5个人相见并发展新的业务的途径，他们已建立的联系已经提供了充分工作的空间，他们已经穷于应付，这种强制的规范根本不合理。所以我便通过审视我过去20年内所达成的业务清单来查证我的理论，我的发现使我大开眼界。

20年前占我业务量90%的交际在我最近10年的业务量中仅仅占50%，而在我当前的业务量中还不到20%，我发现每年新增的业务量都是新的名字取代旧的名字。今天我的清单和我20年前的清单看上去已经没有丝毫的相似性，甚至和5年前的也不相同了。因为我有会见新面孔和发展新业务的主动性，我确信我5年后的很大一部分业务量将来自于我最近遇见的一些人。

我有一个朋友，他为自己有能力以极小的开支环游世界而感到自豪。他经常坚持不懈地为飞机票、旅店费讨价还价，结果他当然总是支出合理的价格。糟糕的是在他的旅行中经常需要再找两个其他的搭车者，并且在某个城市中多住上一晚。他通常会飞往一个城市，租一辆车，然后开几百米到他最终的目的地，因为他从飞机中节省下来的钱可以直接花在他选择去的城市中。有时这种旅行的方式是合理的，但有时我也会问我的朋友他是否想过他在飞机场等待飞机起飞、驾驶租来的汽车、在旅店多住一晚等等所有为了从机票中省几美元所付出的时间？节省金钱是一种美德，但为此放弃对你的日程的控制从长远的日光而言可能是一次不划算的交易。

正如你尊重自己时间的价值一样，你也必须尊重其他人的时间的价值。会议、晚餐约会或其他约定迟到不仅仅不礼貌，它同时也告诉与你见面的人你觉得他的时间毫无价值。

因为我拥有自己的公司，所以可以以方便于我的时间来召开国际电话会议。我是老板，雇员们便会经常改变他们的日程表以适应我的需要。尽管如此，有些雇员们也太过于委曲求全。最近我让公司里一位高级经理定一个方便的时间，我周末回家后将给他打电话。他的回答正如我预料，他认为我会喜欢他的答案：“马克，你可以在任何时间给我打电话，什么时候你需要我，我都在你身边。”

尽管配合得天衣无缝，他的答案却根本不是我希望听到的答案。由于让整个时间框架无限制地开放，我给他打电话时，他很可能在吃晚餐、与他
的孩子玩耍、打个盹儿或在做其他任何事情，而这一切都将干扰我们之间的讨论。我更希望他告诉我他在周六晚上6:00-8:00之间有时间，这样我便可以把这个时间在我的日程表上标上，明白这我们谈话的时间内，他不会被干扰。他的时间是有价值的，如果他意识到这一点，并作出相应的反应，我的感觉可能会更好。

另外，你也必须让别人尊重你给他们的时间。最近，我每个周五造成7：00都会去医院。当我确定这个约定后，接待员让我早到15分钟填写一些必需的文件，我如其所言，在6：45准时出现，并在早上7：00以前填写完所有的表格。当时钟转到7：45时，我仍然在候客厅等待，我问接待员是否出了什么问题。
“没有问题，”她说，“你是下一位。”
“我应该是第一位。”我回应道，“第一人约定的时间是什么时候？”
“7点钟”
“那我要在这里等到什么时候？”
在略微有那么一丝尴尬后，接待员说：“医生现在给你诊治，麦科马克先生。”

我相信每个人都有类似的经历。我告诉你这个故事仅仅是因为它非常充分地说明了一些十足无礼的家伙如何对待别人的时间。我如约定按部就班，但我的遭遇反馈给我的信息是这位特别的医生认为这些都微不足道。他失去了我的尊敬，因为他“告诉”我他认为我的时间一文不值。

反而言之，如果一个人比约定的早来30分钟，我同样会很恼怒，这种恼怒类似于他晚来了30分钟。尽管这个人早到时我相信他不介意等待，但我明白他的时间也是有价值的，即使我能按照我的日程行事，而且他早来了，我也不喜欢让他浪费自己的时间。这似乎愚蠢，但我的确比他本人更关心他时间的价值。

什么是富有组织性

也许区别组织性高与组织性低的最核心的要素便是：组织性高的人明白他们的局限。在西方经典电影 《 伊斯特伍德 》 中，恶棍说：“人应该明白自己的局限。”根据故事的情节，电影中的恶棍低估了伊斯特伍德这个英雄的力量，最终导致自己被枪击身亡，而伊斯特伍德获得了胜利。当然，这只是在电影中如此。在现实中，这个恶棍毫无疑问是正确的：如果一个人想使他的时间和资源得到最大的利用，他就必须明白自己的局限。

我的妻子贝齐，经常把去往商业区的时间定为上午 10 : 00 ，而把回家见面的时间定在 11 : 00 。我清楚这种时间的安排绝对设定得太短。从我们家到商业区驾车需要 20 分钟。这么来回一趟她花在路上的时间就是 40 分钟，经常还超过这个时间。停车几乎要花去 10 分钟，到商店（如果她走得够快）又花去 5 分钟，然后回到车里再花去 20 分钟。到商业区一趟最少也要花去 l 小时15分钟。如果再加上停车场很多人拥挤所浪费的时间，排队结账的时间，一两分钟随意观看的时间，这么一趟就得一个半小时甚至更长。但是贝齐坚信她一个小时后能够到家。她的断言是不现实的，甚至于不理性。但她偏偏固执地这么认为，这就是因为她不明白自己的局限性。

尽管如此，我如果要这么做，便完全会选择一套不同的方案。如果我不得不去商业区买东西，我会首先打个电话以确定商店确实有这个物品。因为我了解去商业区的路程，所以我可以预计停车的时间和走进商场的时间。有时我告诉商场我将在那里花上 30 分钟，如果商场能够尽职，当我到达的时候，包装完的商品已经准备好了等着我来拿，继而我可以在离家 1 个小时 10 分钟后把车开上回家的路。就算是我精打细算的计划，这一趟也远远超过了 l 个小时，我根本不可能去假设我会在 l 个小时内回来，并安排另一次会面。交通可能堵塞得很厉害，或售货员忽略了我的请求，当我到达时，还得再打电话去提货。任意一个我控制外的变量都可以影响我的行程，所以，我总是站在保险的一边，做好意外的准备，把我的下一个约定定在我去商业区行程的一个半小时或更久一点。如果一切顺利，我在下一个会面前 30 分钟到家，便有时间来拨一两个电话，或回顾一下全面的日程安排。我没有时间可浪费，因为我是在了解了自己的有限性后计划我的日程的。

另一方面，我可能在上午 7 : 00 一 11 : 00 之间安排了 6 个国际会议 ——对于多数人而言这是不可能的。但在冒出这样一个似乎夸张的火花之前，我了解每一个会议会持续多长并坚持日程安排的高度紧密，这种策略并不意味着某个人在其中一个会议后不能接近我，并和我讨论他的生活以及所有其他的问题，但是，只要是不干扰我严密的日程安排，我便会找一个时间、一个地点和他坐下来好好谈谈。只有在我规定了日程并保证一切运转正常后，这 6 个会议才是富有成效的。只要这个计划有任何一点偏离，所有的事情就都会失败。

无组织性的人会在相同的 4 个小时里安排 6 个会议，但是不能使会议的议程成形，也不能确定时间限制，所以他很可能不能开第 3 个、第 4 个、第 5 个或第 6 个会议。前两个会议就吞噬了他的整个上午，所取得的成果还不如一次令人惊喜地邂逅所带来的那一点成就。剩下的会议要么重新来安排，要么被遗忘。

同样的道理，一个没有规划的人也许正在他车里向外打电话时却发现他的手机没电了，或者他所在的区域信号太差，根本不能通话。而有计划的人就会在从一个会议赶到另一个会议期间雇一位司机开车，这样他就能打电话、记笔记、在旅程中看会儿书。同样他会确保手机电充足，所驾驶的路线通信信号很好，不会干扰手机的通话。

一个没有组织性的人本来计划参加儿子下午 7 : 00 的棒球比赛，可是办公室里的一些“突发事件”使他一直熬到深夜，而组织性高的人会很看重儿子的这场比赛，不会因为任何人的要求而改变他的日程。当工作上出了一些问题时，他简要地在他的日程中找一个合适的时间以便将来在那个预定的时间内解决它。通过把这件事在他的清单上记下来，并相应地安排一个现实可行的时间来处理所出现的每个问题，使他不仅能够参加他儿子的比赛，并且在没有丝毫担心与忧虑的状态下去享受这场比赛。

一个有组织性的人是：

• 对时间很敏感，很现实地估计在给定的时间内能完成多少任务。
• 对空间很敏感，明白每一样东西都有自己的空间，即使它的空间只是一个垃圾罐。
• 了解自己需要付出多少时间，很谨慎，从不作出夸大的承诺。
• 严格地坚持自己的规划系统，不管这套系统是什么。
• 对自己的目标自信而又全神贯注。
• 能够搁置那些与工作有关的问题，因为每一件事都已记录下来，有一个合适的时间来对它们进行处理。

一个有组织性的人不是：

• 幻想享受到大部分普通人所不能拥有的待遇或获得自己能力外的资源与权力。
• 自己的日程和环境压迫的毫无幽默感且非常抑郁，一小张飘落的纸屑也让他无比慌乱。
• 必须让自己比现在更聪明，更有天赋。

你为什么不如自己所期待的那样有组织性

人类有哄骗自己的绝技。不管是谈论自己的长相、健康或者天赋，大多数人在作自我评价时都倾向于夸大自己。我觉得在运动中这一点尤其突出。人们总相信自己是伟大的高尔夫选手、伟大的网球选手，可在教练的眼中，他们实际上在这些领域都处于一般水平（甚至更低）。同样的原则适用于人的组织性。每个人都相信自己已经组织得很好了，因为对立面就是组织性低或生产效率低一没有人愿意承认这一点。

保留一份记录，你有多少次开会迟到，完成任务时有多少次超过最后期限，并记下你认为自己之所以落后于日程的理由。同时记下在最近这个月的行程中，你有多少事情做得不合时宜，把这两张清单放在一边。在几周后再回过头来看看它们，客观地去衡量你对自己是否诚实。些许的距离能使你更清楚地看待自己在组织性上的弱点。

诚实是最佳的策略一尤其是对自己诚实

没有人故意推迟日程或迟到，但问题出在大多数人的经验都建立在自我臆测和不经意的自我欺骗上。如果一个人按照他们预设的时间去完成工作，他们就会意识到他们的日程根本不可行。

我最近在纽约约了一个贸易伙伴（一位男士）一起吃晚餐，结果他迟到了几乎整整一个小时，毫无疑问，他一再道歉并解释说一系列的事使他无法脱身，他不得不跑到城市的另一头去处理。他解释后，我问他他今天上午的日程究竞是什么。

当他列出所有他希望完成的事情后，我惊呆了。除了中午他安排在城市的另一头参加一个会议外，在我们午餐前他还安排了其他几个工作。照这样的计划他根本不可能准时与我见面。同事，如果这位男士对自己足够诚实（同时也是对我），我们便可以再约个时间，他可以毫无负担地完成他的工作，而我也会对他的规划能力更加满意。

你的组织性如何

做下面的一些测试，并根据后而的评分系统来衡量自己。

个性侧试

1.你知道明天上午 10 : 37 该干什么吗？
2.你能在1分钟内找到你的汽车钥匙吗？
3.你身边是否有随时可取得规划工具（便签、日志、或一系列笔记）？
4.你有一些需要拨打的电话，你知道明天第一个电话打给谁吗？
5.你把最重要的业务和私人电话号码写在同一个地方吗？
6.你一周至少三次和家人一起围桌吃饭吗？
7.如果你今天下午被一辆汽车撞倒，不幸死亡，你的家人会知道他们需要了解的所有关键信息吗？他们能找到所有必需的文件以挽回损失吗？
8.你有意志力吗？
9.你是否和医生约定了时间来做下一次的身体检查？
10.你计算机中的垃圾箱在最近6个月内是否整理过？
11.你的壁橱里是否有一半以上的物品从未移动过或归回原位过？

组织性测试

12.是否有收账的人拜访过你的家或办公室？
13.你是否忘记过家庭成员的生日或你的结婚纪念日？
14.在你的家里或办公室是否随意摆放着一些从未读过的报纸和杂志？
15.最近两周内，你开会或赴约用餐迟到过吗？
16.你家的存储空间是否已经满了？
17.上个月里，你是否把文件放错了地方以至于找不到它们？
18.一天内你是否会被打扰两次？上
19.个月里，你是否因为没有和你的配偶或某个家庭成员分享信息而发生争执或冲突？
20.上个月里，你是否不止一次没有写清单就去超市购物？

得分

在1-11 题中，回答“是”就给自己加上 5 分，在 12 一 20 题中，回答“不是”给自己加上 5 分。
如果你的得分：

• 90 分或更高：你是一个特别有组织性的人，完成任务几乎没有任何问题。你不仅仅在自己选择的领域内非常成功、而且与你的同地位、同年龄和同阶层的大多数人相比，你更为健康，更为快乐。
• 80 到 90 分：你在一些地方很有组织性，大多数时间你都能坚持自己的计划。如果做得更好一点，你可以让自己的事业和个人生活都达到一个新的高度。
• 70到80分：面对现实吧，你是一个没有组织性的人。你可能很尽力，但是你却往往无能为力，而且你经常请求别人的原谅。下决心掌握好本文所提供的一些方法，改变你的生活。
• 70分以下：你需要帮助，并且迫切地需要。生活对你而言只是持续不断地挣扎，家庭、事业，所有的关系都紧张混乱。这种杂乱的局面可能就是一支笔或一个便签这类简单的事物可以改变的，但你必须对自己做出承诺以寻求改善。

不具备富有组织性的含义

“富有组织性的概念”引出各种各样错误地概念。本节将帮助你来澄清这些误解。

“过分拘谨的个性”伪证

当我听到一些人说“富有组织性的人行事都过于僵化死板”或“我不想被规划，因为我更希望能驻足去闻闻周围的芳香”时，我都觉得无话可说。事实上，规划好能减轻压力；因此，通过使自己更好地得以规划，你就能更惬意地去闻闻玫瑰，而不是总会迟到或在家和办公室全面清理最近的垃圾。

“日程安排的枷锁”的偏见

另一个多次被重复的缪论即富有组织性的人在某种程度上如同囚徒一般被他们的日程所牵绊。无组织性的人说：“我不想成为预先确立的日程的囚犯。”这一点充分表明了这种偏见的本质。无组织性的人都要求他们自由的最大化，对他们而言，写下规划清单后，就意味着扼杀了自己的弹性和自主性。他们认为那些有规划的人都被他们的日常规划所控制，没有一点随意调控的空间。

这些所谓的真理其实毫无道理。由于我记录要完成的工作并设置了相应的时间，所以我就能充分地拿受我的娱乐活动而不用去担心下一个会议或未来几年内将要出现的问题。同时我也能控制我的时间和空间。如果泰格 · 伍兹到城镇来了并想和我打一场高尔夫球，我能调整我的日程，改变一些活动的时间，然后和泰格打高尔夫，丝毫不会觉得内疚或自己没有效率——这种幸福感是无规划的人永远不可能充分享受的。

无弹性的僵尸”的偏见

富有组织性献并不乏味，也不僵化，尽管这看上去是一般性的常识。他们只是清楚自己的时间和空间的价值，并尽最大地努力来实现他们为自己立下的信条。我认识的一些最亲切、最平易近人的人同时也是最有组织性的人。在职业运动员中，没有人比阿诺德 帕尔默在性格开朗、平易近人方面更有名了。阿诺德的吸引力和超凡的美丽一大部分源于他与人交往时那种值得信赖的友谊和热心。从伸长着脖子索要签名的小孩多多年前曾经合作过的客户，阿诺德都不会轻视，他似乎总为他们留有时间。但阿诺德的组织性令人觉得不可思议，他一边控制着大量的商业贸易，一边继续在高尔夫球场上比赛。他是既能保持弹性又有高度组织性的典范。同事，在他过去差不多50年的职业生涯中，从没有人把阿诺德称为“僵尸”。

“强迫症”  偏见

“强迫症”是一种影响成千上万的人的严重的精神疾病。一些仅仅是过于注重细节和严格控制他们个人规划的人也被错误地贴上失常的标签。人的特殊气质，不管看上去有多么荒唐，都不会使人有狂热和强迫的倾向。