杨胖的GTD实践

本章提要

• 弄清该用什么文件，什么时候用
• 决定是否按文件行事，或暂时将文件存储、委托或弃之不理
• 对杂乱的信息进行处理
• 弄清信息的真正意义和使用的目的
• 选择适合你需要的软件

能否实现规划最举重若轻的因素便是明白如何来处理所有你生活中的文件和信息。即使是最有规划性、最有效率的个人，也会面对着成堆的报告和信息——从邮件丛林到留言簿，从个人信件到报纸——产生一种无力感。由于文件和数据将会不断地积累，如果你想把自己从堆积如山的文件中挣脱出来，你就必须建立一个是电工的系统来处理这些信息，并且坚持不懈地运用你的系统。

你不可能阅览一切文件

我喜欢高尔夫，但是没有足够的时间读完所有关高尔夫的材料，因此我缩减了阅读的范围，仅仅读一些我特别感兴趣的杂志和报纸。同时，我的职员会为我准备一份报告——节选世界大型高尔夫赛事的实况和结果——这样我对这项运动的了解便能保持在“前锋”的状态，而又无需被那成堆的文件所淹没。

如果你也如我一般热爱某个事物而又必须对它作出选择，你同意应该注意为自己选择合适的材料。除非这些材料与你的日程安排一致并推动你实现自己的目标，否则最好是对它置之不理。

对于大量的文件材料而言，我无法一一阅读。如果我想要发展我的公司，保持心智健康，我就不得不决定应该阅读哪些文件，而哪些文件应该让别人来处理。

现在，我每天仍阅读6分左右的报纸并分享朋友们传递给我的信息。尽管如此，我还坚持了解涉及到公司内部两个或多个雇员纷争的相关内容和有关客户细节问题的文件。因为我既是公司的老板，也是公司的法人代表。我会阅读每一份我们可能卷进诉讼的相关文件以及其它任何让我们冒法律风险的协约。其他时间，我偶尔看看20个以上的雇员的开支报告，这些人都是我了解到即将要出国办公或旅行的人。其他的各个项目我都只收准备好得到摘要。并且这些文件要做成一系列非常适宜阅读的材料，和每天涌进我们公司大卷大卷的文件没有任何相同之处。

这种技巧让别人相信你一定了解每件事，参加了每次活动。确定有价值的事物不从任何裂缝中溜走是我一直坚持的一场搏斗，以后我也仍要进行，只要我仍然是公司里一位充满活力的总裁。

对文本工作的四种选择

当你收到一纸信息时，你有四种选择，你可以

• 按它行动
• 储存它以待将来行动
• 将它委托给别人执行
• 采取最大胆的行为，撕掉它

我用邮件来打个比方，尽管同样的原则也可以运用到留言簿或快递的邮件。为了避免被堆积如山的信件所压垮，你自己建立的规则至少应该包括以下几个方面：

• 在你的家中或办公室里专门设盘一个处理信件的地方，只有当你真正在这个地方时，才着手处理这些信件和其他文件。专门设置这样一个特别的区域能避免你的文书工作干扰其他的活动和你生活的其他方面。
• 尝试一次读完一封信，并且只读一次。
• 如果你不能一次读完一份文件，确保文件中相同的部分你不会阅读两次。
• 如果你超过两次阅读同一封信，它最好是你所有文件中最霞要的那一份。
• 按照字母的顺序来保存文件，并把它们分成商业文件和私人文件。
• 确保你取得文档非常方便，但不要露天放或散落在地上。
• 在你第一次看一篇文件时，就做一些工作 ——即使“这些工作”仅仅是收藏以备将来之用。
• 把你扔掉的信件加倍。

世界需要更多的五彩纸屑

并不是在政府安全部门工作你才需要一个碎纸机。事实上如果你没有碎掉每月收到的十几张信用卡，就会给自己埋下大量的隐患。每年都有成千上万美元被诈骗，数以万讨的无辜市民面临着倍用危机。只要得到你的身份证号码以及地址（如果你不够谨慎，这些都能从你的垃圾箱中获得），罪犯就能对你的生活实施极大的破坏，有时会把你逼进信用卜的黑名单中，使你穷其一生去偿还莫名其妙的债务。

碎掉文件并不能完全保护你免于欺诈的陷阱，但这么做是一个良好的开始。碎纸同时也保护了与你交往的其他人。一个朋友如果知道你会主动地清除它给你的任何证据，他也许会在给你写一封私信时感觉更轻松、更舒服。

碎纸唯一的缺陷在于，一份文件一旦切成碎片，就会永远消失——如果你的目标就是是你的生活不那么凌乱并消除文件留下的隐患，那这就不是件坏事。

机密性文件的储存方法

特别的文件需要特别的关照，不管你是否经常涉及它们。例如，你并不会把你的家庭财产保险合同放在夜间保险箱中，但你会把它放在一个安全、方便、容易找到的地方。同样，你的生活保险合同，你所拥有的所有财产的财产转让证、所有权凭证、你的遗嘱、重要的法律文件和机密的财政信息，都将会放置到一个合适的地方。你可能多年都不会接触到这些文件，但是你必须保证它们都已得到安全的存储。

为了确保最机密的文件能够得到安全的存储，建议你：

• 买一个耐火的保险箱或文件柜。它们都很昂贵，但是它们很安全。
• 在当地银行租一个委托保管物品的安全柜。你不可能把整个文件柜都放进去，但是放人你最机密、最有价值的文档，没有什么可以击破这个双重机密的委托保管安全箱。
• 复制重要的文件，并把它的副本放在几个不同的地方，这种做法比简单地把原始文件放人防火安全柜中复杂一些，但是如果在几个不同的地方准备了副本，将是一个切实可行的应变良策。
• 告诉你信任的人你的文件放在什么地方。我简直想象不出有比我突遭厄运逝去而贝齐和我的孩子却不知道所有他们需要的重要文件放在哪儿更糟糕的事情了

尽管我们的社会飞速发展。文件却永远不可能从我们的生活中消失，对它们进行管理也不会增加多少选择。一家世界 500 强公司的总裁和一个管理家庭财政预算的一家之主在管理文件的方式选择上是一样的，所不同的只是数量。

垃圾箱

今日的决策受到的阻碍不是缺少信息，而是因为信息过于丰富。有一些有价值，而大多数无用——这些信息如同洪水般涌进你家中的电视机里、电话里、电脑屏上，引发了混乱，并阻碍了决策。

例如，我们公司拥有温布尔顿的冠名权和商标权以及对其市场进行管理的权力。这些听上去可能很简单，但现在我们几乎不可能管理好这件工作了。在网络上随意点击一下温布尔顿，就会出现 150 000 个条目，几乎囊括了从伦敦旅游指南到波特·桑普纳斯俱乐部的一切内容。几乎所有这些信息都与我们的责权范围内和英格兰俱乐部及温布尔师网球赛的筹委会所建立的市场规则毫不相干，但我们仍然要一一加以检查。这是一个众所周知，很典型的事例，它表明我们是多么容易陷人信息的泥潭。

但信息泛滥并不只在商业领域中发生。如果你住在科列文岛，你的孩子想收养一条金色的猎犬，你开始寻找时最理性的选择莫过于登录当地的金色猎犬保护俱乐部。但网络上关于科列文岛金色猎犬保护俱乐部的信息一般有 170 000 到 200 000 条。除非你和你的孩子有 40 多个小时或更多的时间来浪费，否则查看所有有关小狗世界的信息是不可能的。

那你该怎么办？如何从纷繁的信息中获得有用的信息，而又不用花费大量的时间和精力？下一节告诉你该怎么办。

明偏你真正想要什么

明确自己到底希望需要什么信息。这个工作并不总是像它一开始听上去那么简单。例如，如果我希望了解我们公司长途电话费的开支，这就取决于我如何给出指示以获得一个数据（从世界各地所有办公室打来的所有长途电话费开支的总额）。如果我的指示不明确，我会收到由公司、国家、城市、部门或个人所完成的关于如何收集这个数据的方式、趋势、分析结果的 1 000 条以上的有关细节。还可能收到一份部门之间关于长途电话的历史记录的相关分析，这种分析是为了明确我们今年的长途话费与去年相比是多还是少。事实上，一个简单的问题 ― “喂，我们的长途话费是多少？”就可能导致收到一本带有彩图和表格、彩版印刷，50页上下的报告。尽管这个设想听上去很荒谬，但这是在真实世界里面对如此丰富的信息，茫然不知所措的一个真实事例。下一节将会告诉你如何避免信息泛滥。

提出更好的问题

下面是一些很有意义的问题，以及不同的回答产生的结果，还有一些可以有更确切的答案来替换的问题。

错误的方式
Q ：我们公司目前在职人员的名单是什么？
A ：一册 92 页的包括所有全职、兼职、独立签约的雇员名单，名单上还包括每个人的平均收入、最高和最低收入，这一大册资料的优点是什么以及在册人员登记处的摘要和一幅以百分率显示的在职人员全部开支的图表。
正确的方式
Q ：我正在看一些新税款，所以需要了解在我们美国全部公司内支付给职员的税前工资（不包括红利）的数量。我现在不需要其他的内容，只需要一个数字。
A ：给我一个数字。

错误的方式
Q ：我应该在什么地方买一台电脑？
A ：从中央处理计算机到手提电脑的 1 000 多页信息以及大量的材料广告清单
正确的方式
Q ：什么是当地商场所拥有的价格最合理、服务最值得信赖的微型电脑？它必须要有 3 千兆的储存量，效能高的监测器，最新型的 CD 驱动以及奔腾 3 的中央处理器。
A ：一张包括 6 到 12 位非常靠近你家或办公室的零售商的名单。

错误的方式
Q ：如果我要迁到奥尔兰多．我该住在哪儿？
A ：收到 30 000 份位于辽阔的奥尔兰多大都市的住宅名单，范围从 30 000 美元的活动住房到 1 600 万长期更新的别墅，无所不包。成百上千的房地产商都很有兴趣使你成为他们的顾客。
正确的方式
Q ：我正在考虑移居到奥尔兰多一块比较宽敞的地带，由于我有个小孩，所以希望住在靠近最好的学校、犯罪率低的区域，而且购物和用餐要比较方便。我能支付的价格低于 300 000 美元，而且我希望房子所在的社区相对独立、安静，是封闭式管理。
A ：很有可能收到 100 页 L上下的清单，但属于可控范围。

错误的方式
Q ：我该如何进行投资？
A ：多于10000 本书及 1 000000 条网上信息适用于回答这个问题（并会帮助你散尽你的钱财）。
正确的方式
Q : 6 个月后，当我退休时，我将收到 350 000 美元，这是员工的退休工资。我的投资目标很传统，低资本低风险，我需要了解哪个是在中小型退休金投资方面专业性最强、规模最大、声誉最好的财政投资机构？
A ：一张包含 20 -50 个富有声誉的公司的名单。

在你问问题之前，明白自己想要什么

不管你是通过上网、去图书馆或向你的雇员、合作伙伴、家人咨询信息，首先明确你问的问题非常关键。一个模糊的问题总会导致宽泛的答案。你的询问越明确（即使你是最后一个问问题的人），你越有可能获得有价值的信息。

如有可能，让一个愿意帮助你寻找信息的人来监督你。通过让你的咨询者理解你的目标，你会有更大的机会获取正确的信息注意“正确方式”的思维模式，每一个问题的开场白都有一个固定的结构和一种简洁的解释：为什么问问题的人需要这个信息？这一点远见成了获取宽泛、泛滥的信息和获取简练、有用的信息之间的差别。

记住你询向信息的理由

信息可以分为三类：

• 需要了解的信息
• 了解了也好的信息
• 无价值的信息

显然，“需要了解”的信息最重要。你必须使这一部分信息有规可循，并能做出正确的选择，以便采取理性的行动。这些信息包括你投人一个项目前所需要的项目开支信息，旅行出发前需要了解的航程信息。有时这些信息举手可得，但却是错误、无效的信息。不管获取这类信息有多难，需要了解的信息都是你最急需的信息。

“了解了也好”的信息可能包括一场棒球赛的分数，也可能是 5 天的天气预报。没有这些信息不会使你逊受多大损失，但是如果有，你会感觉也很好

“无用的信息”简而言之就是无用。它不能帮助你作出“短期或长期”的决策，你也不会对它特别感兴趣。糟糕的是，这类信息通常充斤着当前我们这个信息爆炸的社会。信息时代某种程度上是一个陷阱，信息越来越容易获取，但很多信息无聊、琐碎，完全没有任何内容，也不会给这个社会带来任何价值。你可能因为了解汤姆·汉克斯而赢得一项毫无价值的娱乐奖，但这类信息除了增添困惑和杂乱外没有任何意义。

无规划的人主要的缺点之一就是他们不能区分这三种不同类型的信息。有规划的人会把“了解了也好”的信息和“需要了解”的信息混淆，并且从整体来看，他们也会花根多时间在无用的信息上抚疑不决。

测试对信息分类的能力

为了避免信息陷阱，并把合理使用信息变成你整体组织性的一部分，在决定使用什么信息方面你需要严格地规范你自己。不管什么时候接触到何类信息，都要问自己下面一些问题：

• 这些信息能帮助我处理当前最迫切的问题吗？如果你的答案是肯定的，那么这些信息就属于“需要了解的信息”范畴。如果这些信息处理的是你最终要涉及到，但现在不在你的短期日程中的事情，那它就属于“了解了也好的信息”的范畴。你越无需关注的信息，越没有价值。
• 我是否因为掌握了信息而能够做出更好的决策？同样如果答案是肯定的，那这类信息就是你需要了解的信息，如果是否定的答案，那么这类信息可能有点儿价值，应当储存以备将来之用，或是毫无价值，纯属浪费时间。
• 这些信息帮我节省了时间还是浪费了时间？如果你因为获得信息而采取了果断的行动，那么你显然节约了时间，并免除了将来的隐患。如果在你使用这些信息后并无太大的益处，也没有从中获得任何乐趣，那么查看这类信息就只是在浪费你的时间。
• 这些信息能引导我采取更为积极的行动吗？有时信息的金砖落人你的手中，它并没有即时的效用，却能激励你面向未来，积极行动。如果是这样，这类信息绝对是你应该掌握的信息。即使你在得到它的时候，没有行动。这样的信息很少，但绝对值得去追求。
• 我主动询问过这类信息吗？判断一种信息最佳的方式便是看自己是否主动询问过它。显而易见，如果你的孩子在学校处于留级的状态，你绝对需要知道这个信息（即使你忘记了告诉老师当发生了这样的状况时要与你联系）。尽管如此，对于其他的信息而言，像“我是否询问过它”的这种反思是一种判断信息的幸要方法。
• “一页到底”理论：当我在公司里查询某个信息时，我通常只会要一页信息，尽管随后我可能要求了解更多的细节。我把这个称为“一页到底”理论。我喜欢一开始就阅读信息的最后一行或最终的数据，然后再去查询那些我需要了解的细节。例如，如果我想了解我们每年的邮政通讯支出，我就会看最后的那个数据，从那里我可以得出每个办公室支出的概况和德个部门、每个月具体的支出数额。尽管如此，首先了解最终的数据，我便能知道自己到底需要了解多少细节，也许没有，也许会有好几页数据表格信息。无论如何，我得以控制信息，因为在开始的时候我就达到了终点。
• 错误的信息比没有信息更糟糕：如果有什么比收到堆积如山的信息更糟糕，那就是收到不正确的简单信息。错误的信息比没有信息更糟糕，是因为没有信息你完全可以不行动，直到你找到自己所需的信息。但当你获得错误的信息时，你很可能据此作出错误的决定，而导致可怕的结果。

选择软件

当你在家里或办公室里选择使用一种软件时，注意一条原则：

如果它能为你节省时间并推动你实现目标，就购买。如果它浪费你的时间，并使你从目标上分心，就把它丢弃。

各位，实在抱歉。由于今年个人职业生涯发生重大变化，从技术转向纯市场，无暇顾及《通向成功的习惯》的更新，在此表示歉意。

《通向成功的习惯》将于12月1日起开始陆续更新。更新的频率不会太快，考虑到时间等原因，重新开始更新的文章将为缩减版，剔除了一些笔者过多的实例。另外，由于本书的作者在后面的一些章节中过多的描述了网络及电子邮件的概念，杨胖也对其进行了部分删节。

本章提要

• 找到你的组织系统并坚持下去
• 确保你的系统能帮助你实现自己期望的目标
• 重新认识纸和笔的力量
• 规划你的私人空间

在第5章中，我讨论了我的个人组织系统。便笺从未离开我的左右，并且在我计划要做某件工作时，我会在便笺既定的地方写上一件事，规定日期和时间。这套系统已

经为我工作了多年，对于如何用它我已渐渐得心应手。尽管如此，这并不代表我的系统适合你用。

世界范围内激烈的工业竞争已经涉及到了如何更好地帮助人们变得更有组织性。许多公司已经开发了日程计划器、商务通、工程日系统、电子日历、工作单元系统、电脑以及便携式计划器等用于帮助人们规划自己的时间和空间的工具。自然，每一套系统都有它的优点和弱点。

毫无疑问，我对自己的系统有一定的偏好，因为它是属于我个人的，并且已经为我服务了多年。我所用的便签本和笔记卡系统有如下几个优点：

• 它很简单。我从未学习过任何绝门密技来运行我的系统。在我6岁时，我就能够读写，所以这60多年里，我都用这个技能来操作我的系统。
• 它很便宜。便签和笔记卡在当今这个开放的市场上仍然是相对便宜的商品，而且几乎在世界任何一个角落的商店都能买到它。它不费时。我从不需要升级我的硬件、软件或购买新的零部件。直到今天这套系统几乎和40年前使用的系统一模一样。
• 它运作良好。如果将来发现了某种更好的表达工具，我会试一试。但我猜想以前没有，将来也不会有更好的工具来代替它。

这并不是说PDA这种商品完全是敲人竹杠。大量优良的、经得起时间考验的系统现在仍然很有市场。尽管如此，在你决定掏钱去购买任何一种系统来帮助规划自己时，你都需要认真思考我下一部分讨论的内容。

每个人都有自己的组织系统

你的系统可能运行良好，也可能很糟糕，但不要说你没有系统。你肯定有一套用于组织的系统（或无组织）。你的办公室和家中可能杂乱无章，不管你承认与否，你的系统都包含有生活在混乱中的因素。你读本书的目的并不是因为你从未拥有过一个规划系统，而是因为你希望改善你现有的这套系统。

为了开发一套新的、更有效的组织系统，你必须首先：

• 明确这套系统一定是适合你的系统。
• 简化系统，这样它便不会成为一个负担。
• 把这套系统变成一种定律，使它真正成为自己独有的系统。

不管你是依据办公室墙上贴满的一系列小纸片来安排你的一天或者是依靠你从信用卡是支出的一笔钱购买的一套复杂系统来工作，所用的组织系统如果更富有成效便应该满足一些基本的原则，你的组织系统必须：

• 坚持自己写下每件事。如果你依赖于自己的记忆，你的系统必定会失败。不管你有多聪明，时间会消逝，记忆会消退，每一天都会有一些事情悄悄从你头脑中溜走。哪怕你仅仅写下一半你需要做的事情，你的系统就会发挥50%的效率。如果你每天在清单上记下75％的事情，你的系统就会以75%的效率来运转。不管你选择什么系统，如果你希望发挥100％的效率，就必须强迫自己把每一件事情都记录下来。
• 尽可能方便。很多人依赖提前打印好的贴在桌面上的日历或固定的文档（例如电脑），这使我惊讶。当他们不在办公室时该怎么办？无论我在什么地方，我的系统都在我身边。我晚上睡觉前，也将它放在床边，并且一整天随时都可翻阅它。由于我经常飞来飞去，来管理两个大洲3个大公司的员工，任何不便携带的、不方便的系统都不适舍我。我猜想，尽管大部分人很可能不用像我一样一年飞行许多公里，但很明显人们离开办公桌的时间比坐在它后面的时间要长得多。如果你在一个城市，而你的组织系统却在另一个城市，那么这套系统对你而言，没有丝毫作用。
• 容易阅读和理解。记住，组织系统是你个人的系统，不是一份正规地阐述某个主题的论文也不是提交出来等待铅印的小说。别人不需要理解你的笔记和系统。如果某个人翻开我的便笺本，他很可能会问我英语是否是我的母语。因为没有人能看懂我在清单上写了什么，所有可能所写的地方我都用了缩写，而且我写得很快。尽管我的一些员工有各种猜想，但我的确没有用密码保密的意图。我只是不愿意花费时间来使我的系统看上去更加光鲜，这种时间我宁愿用来完成清单上所列出的任务。
• 充分运用可控的时间单元。当我看到那些印刷精美、一年通览的日历泛滥在全国的各个办公室时，我觉得有些滑稽。如果把我出差的次数、约见客户的数量以及我要打的电话数量、主持的会议或组织娱乐活动的数量加在一起，我的“一年通览”可能会占广场上时间提示牌的一大部分。尽管很多人看着我的日程说这么多根本无法控制，我却能控制我的时间，因为我的系统关注的是每一天。我便笺的每一页都代表了一天的活动，我能够管理好这些。如果我把一个月或一周内的每一件事情都卸载清单里，工作的时间西湖就很难控制了。我之所以能处理大量的事情，是因为我的经历集中在可控的时间单元：一天。
• 自己去下载信息。尽管“下载”一词现在主要是一句电脑行话，实际上它并不是什么高科技手段。“下载”信息的系统非常简单：如果，在一天快要结束的时候，我的清单上仍然有一些还未完成的项目，我就会很简单地把它们转移到下一页（或下一天）。我用不着担心没完成的项目会“啪”的一声化为乌有因为我肯定自己已经把它转移到了另一个时间。
• 成功地规划后，奖励你自己。每当我完成清单上的一个项目，我都会奖励自己。当我完成一项工作时，我就有一种成就感。我不仅提醒自己是在工作，也提醒自己我是在追求实现自己的梦想。可能在闭合的工作状态外，你需要一些刺激，但不管你给自己什么样的奖励，确保这种奖励与你的组织系统相一致，同时与你手头正在进行的工作相一致。

羽毛笔和羊皮纸仍然能发挥作用

科技在以我们从未想象的速度快速发展着。20年前，个人电脑还是一件新奇的事物——不超过5％的人认为应该拥有一台电脑。10 年前，传真机还没有发明，可携带的电脑和一个中等尺码的箱子一般大。学术界以外的人从未听说过网络和电子邮件，电子商务还只是一种科学幻想。现在不仅所有的这些先进技术走进了我们的生活，其中一些甚至已过时，开始被进入市场的一些更新、速度更快、涉及范围更广的创新所取代。

在当今的年代里，建立和维持个人规划系统应该基于笔和纸的论断看上去似乎有些过时了，但我始终坚持它是正确的。

传统的纸和笔的方式在这个技术高度发达的时代仍然有自己的立足之地，它有很多的优点，包括：

• 方便：不管你在哪里，你总能找到一支笔和一张纸。
• 容易：不需要电池、变压器、脆弱的软盘。
• 适用：电脑是个好工具，但规划是一种清单——要做的事情的清单，要打电话给某人的清单，要完成项目的清单——且是较复杂的机器，如果你把清单写在纸上显然要更容易。尽管拥有最新的微型工具看是去很酷、很有意思，但规划的一种特色就是要简单化，纸和笔正是你所能获得的最简单的工具。

尽可能主动地践行你的清单

我们所有人都必须在某个时间里对情景和其他人的要求作出反应。如果阿诺德帕尔默需要跟我谈话，我总是调整我的日程以配合他的请求。当然有着40年的交情，我明白阿诺德不会轻易无缘无故地打断我的日程。如果他说需要立刻和我谈谈，我便明白这次谈话一定很重要。尽管如此，没有其他的清况，我通常对自己的日程保持超强的主动性。主动做的事情至少是我被动做的事情的两倍。当然，因为我拥有自己的公司，我可以把一些事务委托给我的员工来做，所以我能控制好我应该做的事，而不会做额外添加到我清单上的事。

尽管如此，不管你的职位高低，你都应该有意识地尽自己的努力使自己的日程安排得更有主动性，下面有一些能帮助你的小贴士：

• 把任何一个项目添加到你“必须要做的事情”清单上时，问一问自己，完成这件事是否能推动你实现你的短期目标或长期目标，如果答案是否定的，重新思考这个项目。
• 在你日程中每一件被动反应的事件（清除危机，对紧急请求作出回应，诸如此类）后面都加上一条主动的项目。或者，运用牛顿的第三定律，对于每一个刺激，你都应该施与一个方向相反的等量的力。
• 改变你的思维方式，这样你便不会认为你己经完成了所有的事情。事实上总有大量需要积极主动去做的项目等待你添加到日程安排中去。

制造空间

不管是在你的家里、办公室中、会议中心或酒店的房间里，规划你的空间都和规划你的时间与工作同样重要。但正如你应该只花一点儿时间来整理你的清单，而花大

部分时间去实实在在地完成当天的工作。成功规划你空间的关键是效率。我曾见过不少商界人士花几个小时来整理他们的办公室，仅仅是为了一个月以后再花同样的

时间再来整理一遍。规划空间的技巧很简单：空间就应规划得使你的生活更方便。
回答下面的问题，想想你的空间是否真的得到了规划：

• 你想找的东西是否很容易找到？
• 上一年中你是否涉及了你个人空间的每一件物品？
• 在过去6个月中，你是否不止一次“规划”了同样的空间？
• 你的空间里还有任何堆积物吗？

如果你前两个问题的回答是“肯定”，而后两个问题的回答是“否定” , 那么你对周围空间的规划很得要领。如果前两个问题中你其中之一的答案是“否定”，而后

面两个问题中其中一个回答是“肯定”，你便需要花点时间想想该如何运用空间，你需要使自己对空间的运用的更有效率。

好马选好道

本节的标题就是世界马赛中的一个用语。一种马爱一种跑道：因为跑道的长度、质地、角度及其他的变量都会使一匹马比另一匹马更有优势、我用“好马选好道”意在说明所有的空间都有最高、最优化的利用。例如，我邀请一大群董事来参加晚宴，就不会在我家厨房的那个小餐桌上上菜。尽管对于我的家人而言，这是一个适宜晚餐的地方，但是对于上面那种更为正规的场合就不合时宜了。

在你决定该如何使用空间前，你必须首先决定这个空间是干什么用的，你希望看到它的人对它是一种什么印象。

警察审讯室有意布置得空寂和寒冷，因为这个房间的目的就是要使被审讯的人在他所处的环境中不舒服。另一方面，医院则竭尽全力把病人的私人空间布置得尽可能地温馨，因为他们希望缓和病人的焦虑。这些都是一些极端的例子．但是在你筹备一个会议或一次社交聚会时记住这些。每种空间都会激发一种感觉。你的任务就是明确你自己希望人们走进你的空间时体会到什么样的感觉。

如果我花一个晚上在酒店里，而我打电话的可能性非常小，我对床头的电话应该放置在什么地方就不那么在意。我甚至根本不可能提出这类的请求（作者习惯要求在床头左边安装床头电话，因为这样可以用左手接听，而用右手做笔记）。因为我首先考虑的是我应该如何使用这个特殊的空问，我可以很轻松地规划这个空间。

规划个人空间的法则

一系列指导性的原则可以帮助你来规划个人空间，包括：

• 如果你自己都觉得空间很无序，那么在其他任何一个人的眼中它就是双倍地无序。
• 你永远不会有第二次机会来留下第一印象。你所布置的空间就是你给别人的第一印象。
• 每个人进入一个空间都会被激发出某种感觉。觉察别人在你的空间里有什么感觉，将会帮助你改善自己的空间。
• 同样的空间可能需要不同的布置，这取决于它的用途。

低枝术含量的组织测试

在测试完你对低技术含量技能的掌握情况后，你需要推动自己前行并得到更好的规划。当你在规划自己的组织系统时，记住这些问题的答案。

1.我总是随身携带我最重要的电话号码。
准确
错误

2.如果我在离开家或办公室后，一个人联系我并要我打个电话或开始做一件工作， 我会：
查看我的日程笔记，看我什么时间能回应这个请求并立刻给他答案。在一张纸上写上这件事，然后告诉他会在回家或回办公室后给他回信。
记在脑子里，等我回家后再处理，并希望在我睡觉前不要忘了这件事。

3.我“要做的事”清单上包括：
完全由别人安排给我的工作。
我自己主动安排要做的事。
自己主动和被动要做的事各占一半。
一片空白，清单上没有“明天要做的事”。

4.在我召开会议时，我的办公室里总有足够多的椅子。
准确。
错误。

5.我第一次邀请某个人来我家之前，我会：
仔细思考我的意图并精心安排这次会面以使客人在我的空间里得到最愉快的感觉。
仓促地整理一下我的房间，以免使自己太尴尬。
什么也不做，这是我的房子、就应该按照我的个人空间的本色被接受。

6.当我举行一次办公室外的商业活动，我总是：
仔细检查参加者的清单，以确保在活动举行的地方，他们的需求能得到满足。
提前去举办活动的地点看一下并和合办者讨论一下活动的细节。
打个电话以确保这个房间到时能用
让其他人去控制这些细节。

对这些问题诚实地回答很大程度上依赖于你的个人目标以及你对自己诚实地进行评价的能力。在你的规划能力慢慢变得成熟进步时，再重新做这个测试，看你这段时间内答案发生了什么变化。尽管如此，从这个测试中能获得的最重要的信息便是你不需要运作一个机器或其他比笔、纸、电话更为复杂的工具来获得答案。记住了这个基本的概念，用其他先进的组织工具就会容易得多。

本章提要

• 阐述为了更富有组织性所必须付出的代价
• 分析继续无组织性或组织性低的机会成本
• 给你的时间赋予价值
• 明确更加富有组织性的益处

有组织性和无组织性往往不是绝对的。比如说，你可能认识某个人，他把自己的办公室整理得一尘不染，就连一片小纸片也待在它应该待在的地方。可另一方面，这个人却总是不能准时参加会议或及时地回电话。在一方面（整理他的办公室），人们认为他是一个富有组织性的人，但在另一方面（时间和事务管理上）人们却认为他是一个组织性低或根本没有组织性的人。他到底是有组织性还是无组织性呢？毫无疑问，参加会议的人们和坐着等他的电话的人们都坚信他没有，而仅仅在他的办公室见到他的人却持有完全相反的见解。

尽管我很认真地思考过这个人的品质，但得出的答案是两种意见都正确。他既是一个富有组织性的人也是一个没有组织性的人。他的办公桌、椅子和办公室的空间都是他关注的重点，因此他便下意识地使这些领域得到规划；而会议、电话以及其他的交流对他而言显然并不重要，因此他在那些方而表现得没有组织性（并且没有礼貌）。

你可以把组织性看作是一个光谱似的谱系。在一端完全没有规划——这种人的办公桌上堆放着大量的文件，她所有的东西都散落四方或堆在乱七八糟的家中的某个角落。她总是迟到，总是匆匆忙忙，并给人留下一种茫然失措的印象。这种人很有可能在他的职业上还没有充分发挥潜力。他经常用的借口莫过于：“嘿，这是我自己特有的组织形式，我知道每一样东西放在什么地方”或“我不想成为一个有洁癖的人，那些人脑子都很古怪”或更高明点：“并不是我的错，我的老板总是有一大堆事情要我做，我儿乎不能跟上他的节奏”。这样的人是最无组织性的典范。在谱系的另一端是高度组织化的怪胎——这种人把他下一年的每一天的每一分钟都安排好了，并且所有的东西都各就其位。他从不迟到，从未错误地搭配过袜子，从未匆忙草率地做一件事。他吝啬地呵护着自己的时间和空间，比NEL（美国国家橄榄球打联盟）组织进攻的核心前卫更会安排自己的时间。他是大众眼里的成功者，并很可能在他生活的某个方面极富魅力。

90%的人在这两个极端之间。糟糕的是，大多数人都更接近无阻执行的一端而不是有组织性的一端。为了改变你在这个谱系中的地位，你应该问自己如下的问题：

• 我在这个谱系中的位置是什么？
• 我希望自己处在这个谱系中的何种位置？
• 我怎样到达那里？

在你的笔记卡上画一条平行线。在左边顶端写下完全无组织性的人的特征，在另一端写上极富组织性的人的特征。接下来在这条线上做一个标记，表明你认为自已目前在这个组织性谱系中所处的位置，以及在你的组织性特征中最差和最有优势的方面，然后在你希望到达的地方画一个星星。把这张卡片保存好，随时提醒自己。如果你按照本书给出的方法取得任何进步，在卡片上加一些标记以表明你所取得的成功。

富有组织性的成本

“唉，我也希望能整理自己的办公室，但是那昂贵的书架和文件柜却不是我能负担的。所以在我的支付能力有所改善之前，我只能身处混乱之中。”

无论你相信与否，那些仍然维持在无组织状态的人们最普遍（也最让人惊讶）的借口便是负担不了与组织性有关的成本。这点根源于这样一个假设，即自己之所以得不到规划是因为其他某个人或某件事的错。这种错误成为一种障碍，使人无组织性，并处于一种令人不知所措的状态。最容易找到的替罪羔羊便是金钱。“我无法有组织性，因为我买不起所有的“装备”。我没有秘书，电脑和电子计划器也不是我能承担得起的，我的房子不够大。”诸如此类，无穷无尽。

我个人的组织系统由一个黄色的标准便笺和一支笔组成（总共 2.99 美元）。便笺的每一页表示一天。我在侮页中间垂直画一条线，在纸的左边写上特定那天要拨打的电话对象及他们的号码，在纸的右边写下需要做的事情。沿着左边页边的空白，我写下五天内计划做的每一件事情的时间。每当我完成一件事，便会在记录的事件下面画一条线。如果某个电话或行动需要推迟或延期，我仅仅是翻到对应的那一页，记上推迟的时间。当天没有完成的工作都会转到我的便笺的下一页（或下下页）。我使用这个系统已经近 40 年，并且建立了一个在 40 个不向的国家拥有雇员超过 2 000 人的国际公司。令人感到庆幸的是，当初我开始建立这个便笺系统的时候花费的投资与它现在所取得的成就相比较而言，简直就是微不足道。

机会成本

维持在无组织性的状态所付出的机会成本是巨大的。每一条错误传达的信息或每一件未完成的工作都要付出成本。有时这种成本会是你不断下降的声誉。大家会逐渐认为你是一个不会回电话的人（不细心）或开会总是迟到的人（不值得信赖）。这样的标签会毁掉你的贸易往来和人际关系。

你办公室的洁净程度会向你的合作伙伴和客户透露某些信息。一个堆满潦草的笔记本和积累着文件的凌乱书桌表明你是个无规划的人。如果客户确信眼前的你甚至不能控制自己办公桌上的这些东西，他怎么会相信值得与你建立业务往来？如果你不能证明自己在其他看上去微不足道的方面是值得信赖的，你的合作伙伴又怎么敢依靠你？这个答案很简单：他们做不到。

因为无组织性的人总得不停地应对其他突发的状况，他几乎没有时间主动地去开拓更多的业务。他通常处于防卫的状态。与此同时，富有组织性的人却能以适当的方式来控制他的时间，以确保他有时间建立新的协约，发展新的关系，并把他的视线扩展到整个前端的领域。

掌握下面的规律，如果你掌握了，便能使你在各个方而更富有组织性，更有效率。

• 如果成本成为你富有组织性的障碍，改变你的方式。
• 一支钢笔、一个正规便笺、一套计划，这便是你开始培养自己组织性的所有支出。
• 你的每一个无规划的行动都要付出相关的成本。
• 开会迟到或忘记给某人回电话，这会告诉别人一个信息——而这个信息从长期而言将会使你付出更多。
• 富有组织性的人都很主动并能抓住机会，而无组织性的人都处于被动反应的状态并永远不可能跳出他们为自己挖的坑。

时间的价值

时间就是金钱。毫无疑问，以前你一定听过这句话。你自己也可能多次谈到它，但绝对多数人几乎从未赋予他们的时间一美元的价值。当然，钟点工人会注意到他们的时间对他们的雇主意味着什么（如果你曾经按小时付给律师酬金，你也会明白一些人对于他们珍贵的每一分钟赋予了多少价值）。尽管如此，大多数人并不明白他们拥有的时间的真正价值。

行动要主动

优势保持行动行必须要有命令的压力。我希望在我的公司，国际管理集团（IMG）中，高层的经理每年都能认识5个陌生人。这个听上去似乎一点也不难，但是我们的大部分经理都宣称在52周内，他们没有足够的时间或机会来认识新朋友。这是在我的公司中一个令人感到遗憾但真实的事例。人们已经发展了自己的小团体，而打破这个常规路线去扩展新的视野，对他们而言是很困难的。糟糕的是，当这些经理所在的位置越高时，他扩展他的交际圈子的可能性就越小。最高层的官员认为审阅文件和依赖过去的联系比建立一个新的网络容易得多。

由于自己也有这种倾向，我便制订了5人联系的强制规定，并要求我们的高层人员报告他们新认识到5个人并阐述这些交往将会对将来业务的发展有何贡献。

当我第一次制订完这个规范后，下面的志愿议论纷纷，IMG的公司经理们都采用一种抗拒的姿态。他们说并不存在一种与5个人相见并发展新的业务的途径，他们已建立的联系已经提供了充分工作的空间，他们已经穷于应付，这种强制的规范根本不合理。所以我便通过审视我过去20年内所达成的业务清单来查证我的理论，我的发现使我大开眼界。

20年前占我业务量90%的交际在我最近10年的业务量中仅仅占50%，而在我当前的业务量中还不到20%，我发现每年新增的业务量都是新的名字取代旧的名字。今天我的清单和我20年前的清单看上去已经没有丝毫的相似性，甚至和5年前的也不相同了。因为我有会见新面孔和发展新业务的主动性，我确信我5年后的很大一部分业务量将来自于我最近遇见的一些人。

我有一个朋友，他为自己有能力以极小的开支环游世界而感到自豪。他经常坚持不懈地为飞机票、旅店费讨价还价，结果他当然总是支出合理的价格。糟糕的是在他的旅行中经常需要再找两个其他的搭车者，并且在某个城市中多住上一晚。他通常会飞往一个城市，租一辆车，然后开几百米到他最终的目的地，因为他从飞机中节省下来的钱可以直接花在他选择去的城市中。有时这种旅行的方式是合理的，但有时我也会问我的朋友他是否想过他在飞机场等待飞机起飞、驾驶租来的汽车、在旅店多住一晚等等所有为了从机票中省几美元所付出的时间？节省金钱是一种美德，但为此放弃对你的日程的控制从长远的日光而言可能是一次不划算的交易。

正如你尊重自己时间的价值一样，你也必须尊重其他人的时间的价值。会议、晚餐约会或其他约定迟到不仅仅不礼貌，它同时也告诉与你见面的人你觉得他的时间毫无价值。

因为我拥有自己的公司，所以可以以方便于我的时间来召开国际电话会议。我是老板，雇员们便会经常改变他们的日程表以适应我的需要。尽管如此，有些雇员们也太过于委曲求全。最近我让公司里一位高级经理定一个方便的时间，我周末回家后将给他打电话。他的回答正如我预料，他认为我会喜欢他的答案：“马克，你可以在任何时间给我打电话，什么时候你需要我，我都在你身边。”

尽管配合得天衣无缝，他的答案却根本不是我希望听到的答案。由于让整个时间框架无限制地开放，我给他打电话时，他很可能在吃晚餐、与他
的孩子玩耍、打个盹儿或在做其他任何事情，而这一切都将干扰我们之间的讨论。我更希望他告诉我他在周六晚上6:00-8:00之间有时间，这样我便可以把这个时间在我的日程表上标上，明白这我们谈话的时间内，他不会被干扰。他的时间是有价值的，如果他意识到这一点，并作出相应的反应，我的感觉可能会更好。

另外，你也必须让别人尊重你给他们的时间。最近，我每个周五造成7：00都会去医院。当我确定这个约定后，接待员让我早到15分钟填写一些必需的文件，我如其所言，在6：45准时出现，并在早上7：00以前填写完所有的表格。当时钟转到7：45时，我仍然在候客厅等待，我问接待员是否出了什么问题。
“没有问题，”她说，“你是下一位。”
“我应该是第一位。”我回应道，“第一人约定的时间是什么时候？”
“7点钟”
“那我要在这里等到什么时候？”
在略微有那么一丝尴尬后，接待员说：“医生现在给你诊治，麦科马克先生。”

我相信每个人都有类似的经历。我告诉你这个故事仅仅是因为它非常充分地说明了一些十足无礼的家伙如何对待别人的时间。我如约定按部就班，但我的遭遇反馈给我的信息是这位特别的医生认为这些都微不足道。他失去了我的尊敬，因为他“告诉”我他认为我的时间一文不值。

反而言之，如果一个人比约定的早来30分钟，我同样会很恼怒，这种恼怒类似于他晚来了30分钟。尽管这个人早到时我相信他不介意等待，但我明白他的时间也是有价值的，即使我能按照我的日程行事，而且他早来了，我也不喜欢让他浪费自己的时间。这似乎愚蠢，但我的确比他本人更关心他时间的价值。

什么是富有组织性

也许区别组织性高与组织性低的最核心的要素便是：组织性高的人明白他们的局限。在西方经典电影 《 伊斯特伍德 》 中，恶棍说：“人应该明白自己的局限。”根据故事的情节，电影中的恶棍低估了伊斯特伍德这个英雄的力量，最终导致自己被枪击身亡，而伊斯特伍德获得了胜利。当然，这只是在电影中如此。在现实中，这个恶棍毫无疑问是正确的：如果一个人想使他的时间和资源得到最大的利用，他就必须明白自己的局限。

我的妻子贝齐，经常把去往商业区的时间定为上午 10 : 00 ，而把回家见面的时间定在 11 : 00 。我清楚这种时间的安排绝对设定得太短。从我们家到商业区驾车需要 20 分钟。这么来回一趟她花在路上的时间就是 40 分钟，经常还超过这个时间。停车几乎要花去 10 分钟，到商店（如果她走得够快）又花去 5 分钟，然后回到车里再花去 20 分钟。到商业区一趟最少也要花去 l 小时15分钟。如果再加上停车场很多人拥挤所浪费的时间，排队结账的时间，一两分钟随意观看的时间，这么一趟就得一个半小时甚至更长。但是贝齐坚信她一个小时后能够到家。她的断言是不现实的，甚至于不理性。但她偏偏固执地这么认为，这就是因为她不明白自己的局限性。

尽管如此，我如果要这么做，便完全会选择一套不同的方案。如果我不得不去商业区买东西，我会首先打个电话以确定商店确实有这个物品。因为我了解去商业区的路程，所以我可以预计停车的时间和走进商场的时间。有时我告诉商场我将在那里花上 30 分钟，如果商场能够尽职，当我到达的时候，包装完的商品已经准备好了等着我来拿，继而我可以在离家 1 个小时 10 分钟后把车开上回家的路。就算是我精打细算的计划，这一趟也远远超过了 l 个小时，我根本不可能去假设我会在 l 个小时内回来，并安排另一次会面。交通可能堵塞得很厉害，或售货员忽略了我的请求，当我到达时，还得再打电话去提货。任意一个我控制外的变量都可以影响我的行程，所以，我总是站在保险的一边，做好意外的准备，把我的下一个约定定在我去商业区行程的一个半小时或更久一点。如果一切顺利，我在下一个会面前 30 分钟到家，便有时间来拨一两个电话，或回顾一下全面的日程安排。我没有时间可浪费，因为我是在了解了自己的有限性后计划我的日程的。

另一方面，我可能在上午 7 : 00 一 11 : 00 之间安排了 6 个国际会议 ——对于多数人而言这是不可能的。但在冒出这样一个似乎夸张的火花之前，我了解每一个会议会持续多长并坚持日程安排的高度紧密，这种策略并不意味着某个人在其中一个会议后不能接近我，并和我讨论他的生活以及所有其他的问题，但是，只要是不干扰我严密的日程安排，我便会找一个时间、一个地点和他坐下来好好谈谈。只有在我规定了日程并保证一切运转正常后，这 6 个会议才是富有成效的。只要这个计划有任何一点偏离，所有的事情就都会失败。

无组织性的人会在相同的 4 个小时里安排 6 个会议，但是不能使会议的议程成形，也不能确定时间限制，所以他很可能不能开第 3 个、第 4 个、第 5 个或第 6 个会议。前两个会议就吞噬了他的整个上午，所取得的成果还不如一次令人惊喜地邂逅所带来的那一点成就。剩下的会议要么重新来安排，要么被遗忘。

同样的道理，一个没有规划的人也许正在他车里向外打电话时却发现他的手机没电了，或者他所在的区域信号太差，根本不能通话。而有计划的人就会在从一个会议赶到另一个会议期间雇一位司机开车，这样他就能打电话、记笔记、在旅程中看会儿书。同样他会确保手机电充足，所驾驶的路线通信信号很好，不会干扰手机的通话。

一个没有组织性的人本来计划参加儿子下午 7 : 00 的棒球比赛，可是办公室里的一些“突发事件”使他一直熬到深夜，而组织性高的人会很看重儿子的这场比赛，不会因为任何人的要求而改变他的日程。当工作上出了一些问题时，他简要地在他的日程中找一个合适的时间以便将来在那个预定的时间内解决它。通过把这件事在他的清单上记下来，并相应地安排一个现实可行的时间来处理所出现的每个问题，使他不仅能够参加他儿子的比赛，并且在没有丝毫担心与忧虑的状态下去享受这场比赛。

一个有组织性的人是：

• 对时间很敏感，很现实地估计在给定的时间内能完成多少任务。
• 对空间很敏感，明白每一样东西都有自己的空间，即使它的空间只是一个垃圾罐。
• 了解自己需要付出多少时间，很谨慎，从不作出夸大的承诺。
• 严格地坚持自己的规划系统，不管这套系统是什么。
• 对自己的目标自信而又全神贯注。
• 能够搁置那些与工作有关的问题，因为每一件事都已记录下来，有一个合适的时间来对它们进行处理。

一个有组织性的人不是：

• 幻想享受到大部分普通人所不能拥有的待遇或获得自己能力外的资源与权力。
• 自己的日程和环境压迫的毫无幽默感且非常抑郁，一小张飘落的纸屑也让他无比慌乱。
• 必须让自己比现在更聪明，更有天赋。

你为什么不如自己所期待的那样有组织性

人类有哄骗自己的绝技。不管是谈论自己的长相、健康或者天赋，大多数人在作自我评价时都倾向于夸大自己。我觉得在运动中这一点尤其突出。人们总相信自己是伟大的高尔夫选手、伟大的网球选手，可在教练的眼中，他们实际上在这些领域都处于一般水平（甚至更低）。同样的原则适用于人的组织性。每个人都相信自己已经组织得很好了，因为对立面就是组织性低或生产效率低一没有人愿意承认这一点。

保留一份记录，你有多少次开会迟到，完成任务时有多少次超过最后期限，并记下你认为自己之所以落后于日程的理由。同时记下在最近这个月的行程中，你有多少事情做得不合时宜，把这两张清单放在一边。在几周后再回过头来看看它们，客观地去衡量你对自己是否诚实。些许的距离能使你更清楚地看待自己在组织性上的弱点。

诚实是最佳的策略一尤其是对自己诚实

没有人故意推迟日程或迟到，但问题出在大多数人的经验都建立在自我臆测和不经意的自我欺骗上。如果一个人按照他们预设的时间去完成工作，他们就会意识到他们的日程根本不可行。

我最近在纽约约了一个贸易伙伴（一位男士）一起吃晚餐，结果他迟到了几乎整整一个小时，毫无疑问，他一再道歉并解释说一系列的事使他无法脱身，他不得不跑到城市的另一头去处理。他解释后，我问他他今天上午的日程究竞是什么。

当他列出所有他希望完成的事情后，我惊呆了。除了中午他安排在城市的另一头参加一个会议外，在我们午餐前他还安排了其他几个工作。照这样的计划他根本不可能准时与我见面。同事，如果这位男士对自己足够诚实（同时也是对我），我们便可以再约个时间，他可以毫无负担地完成他的工作，而我也会对他的规划能力更加满意。

你的组织性如何

做下面的一些测试，并根据后而的评分系统来衡量自己。

个性侧试

1.你知道明天上午 10 : 37 该干什么吗？
2.你能在1分钟内找到你的汽车钥匙吗？
3.你身边是否有随时可取得规划工具（便签、日志、或一系列笔记）？
4.你有一些需要拨打的电话，你知道明天第一个电话打给谁吗？
5.你把最重要的业务和私人电话号码写在同一个地方吗？
6.你一周至少三次和家人一起围桌吃饭吗？
7.如果你今天下午被一辆汽车撞倒，不幸死亡，你的家人会知道他们需要了解的所有关键信息吗？他们能找到所有必需的文件以挽回损失吗？
8.你有意志力吗？
9.你是否和医生约定了时间来做下一次的身体检查？
10.你计算机中的垃圾箱在最近6个月内是否整理过？
11.你的壁橱里是否有一半以上的物品从未移动过或归回原位过？

组织性测试

12.是否有收账的人拜访过你的家或办公室？
13.你是否忘记过家庭成员的生日或你的结婚纪念日？
14.在你的家里或办公室是否随意摆放着一些从未读过的报纸和杂志？
15.最近两周内，你开会或赴约用餐迟到过吗？
16.你家的存储空间是否已经满了？
17.上个月里，你是否把文件放错了地方以至于找不到它们？
18.一天内你是否会被打扰两次？上
19.个月里，你是否因为没有和你的配偶或某个家庭成员分享信息而发生争执或冲突？
20.上个月里，你是否不止一次没有写清单就去超市购物？

得分

在1-11 题中，回答“是”就给自己加上 5 分，在 12 一 20 题中，回答“不是”给自己加上 5 分。
如果你的得分：

• 90 分或更高：你是一个特别有组织性的人，完成任务几乎没有任何问题。你不仅仅在自己选择的领域内非常成功、而且与你的同地位、同年龄和同阶层的大多数人相比，你更为健康，更为快乐。
• 80 到 90 分：你在一些地方很有组织性，大多数时间你都能坚持自己的计划。如果做得更好一点，你可以让自己的事业和个人生活都达到一个新的高度。
• 70到80分：面对现实吧，你是一个没有组织性的人。你可能很尽力，但是你却往往无能为力，而且你经常请求别人的原谅。下决心掌握好本文所提供的一些方法，改变你的生活。
• 70分以下：你需要帮助，并且迫切地需要。生活对你而言只是持续不断地挣扎，家庭、事业，所有的关系都紧张混乱。这种杂乱的局面可能就是一支笔或一个便签这类简单的事物可以改变的，但你必须对自己做出承诺以寻求改善。

不具备富有组织性的含义

“富有组织性的概念”引出各种各样错误地概念。本节将帮助你来澄清这些误解。

“过分拘谨的个性”伪证

当我听到一些人说“富有组织性的人行事都过于僵化死板”或“我不想被规划，因为我更希望能驻足去闻闻周围的芳香”时，我都觉得无话可说。事实上，规划好能减轻压力；因此，通过使自己更好地得以规划，你就能更惬意地去闻闻玫瑰，而不是总会迟到或在家和办公室全面清理最近的垃圾。

“日程安排的枷锁”的偏见

另一个多次被重复的缪论即富有组织性的人在某种程度上如同囚徒一般被他们的日程所牵绊。无组织性的人说：“我不想成为预先确立的日程的囚犯。”这一点充分表明了这种偏见的本质。无组织性的人都要求他们自由的最大化，对他们而言，写下规划清单后，就意味着扼杀了自己的弹性和自主性。他们认为那些有规划的人都被他们的日常规划所控制，没有一点随意调控的空间。

这些所谓的真理其实毫无道理。由于我记录要完成的工作并设置了相应的时间，所以我就能充分地拿受我的娱乐活动而不用去担心下一个会议或未来几年内将要出现的问题。同时我也能控制我的时间和空间。如果泰格 · 伍兹到城镇来了并想和我打一场高尔夫球，我能调整我的日程，改变一些活动的时间，然后和泰格打高尔夫，丝毫不会觉得内疚或自己没有效率——这种幸福感是无规划的人永远不可能充分享受的。

无弹性的僵尸”的偏见

富有组织性献并不乏味，也不僵化，尽管这看上去是一般性的常识。他们只是清楚自己的时间和空间的价值，并尽最大地努力来实现他们为自己立下的信条。我认识的一些最亲切、最平易近人的人同时也是最有组织性的人。在职业运动员中，没有人比阿诺德 帕尔默在性格开朗、平易近人方面更有名了。阿诺德的吸引力和超凡的美丽一大部分源于他与人交往时那种值得信赖的友谊和热心。从伸长着脖子索要签名的小孩多多年前曾经合作过的客户，阿诺德都不会轻视，他似乎总为他们留有时间。但阿诺德的组织性令人觉得不可思议，他一边控制着大量的商业贸易，一边继续在高尔夫球场上比赛。他是既能保持弹性又有高度组织性的典范。同事，在他过去差不多50年的职业生涯中，从没有人把阿诺德称为“僵尸”。

“强迫症”  偏见

“强迫症”是一种影响成千上万的人的严重的精神疾病。一些仅仅是过于注重细节和严格控制他们个人规划的人也被错误地贴上失常的标签。人的特殊气质，不管看上去有多么荒唐，都不会使人有狂热和强迫的倾向。

本章提要

• 打磨成功的工具
• 缩短你的学习曲线
• 全面投入，纪律严明会使你的计划成功

在取得成功的道路上首先要意识到成功是一个在漫长的时间里向前进的过程。就如钻研一项新的技艺，开始时，你必须很慢，然后在这个过程中逐渐对新的每一步都更加得心应手。

我不能给你一剂神奇的药水或逐层推进的方程式以帮助你取得成功。你接受的一部分教育是令人苦恼而且错误的。尽管如此，仍然有一些要点——一些绝对的真理——你应该把它们记在你的笔记卡上，最后铭刻在记忆里。这一章将会带你看一看这些基本的准则。

获得成功并不取决于天分，它取决于学习

我经常听到人们说这样的事：“我希望获得更好的成绩，但我只是不具备这样的能力。”这些人认为取得伟大的成就源于上帝所赋予的天分——这是好的墓因和天生的能力。按照这个事实，任何事情都不会进步。

要取得成功，你并不需要是一个天才。取得成绩是一个学习技艺的过程，而不取决于天分，可以通过教育、反复练习，慢慢地去完善。

任何愿意并下决心这么做的人都能取得更好的成绩。不管你是需要清理一下你的衣柜，管理一个复杂的项目，或是完成赫尔库特的12件任务，这个过程对每个人而言都一样。最重要的是，你必须得相信，你能取得伟大的成就．因而你就得控制好你的生活和环境。

控制困境

在朴世莉（高尔夫球女明星）作为新手赢得两次重要的冠军杯比赛（包括美国公开赛），被联合委员会选举为当年最佳女运动员后，我们公司与她签了约。朴世莉很快成为世界上最炙手可热的女运动员，她的实践变得不可控制。跟很多年前、善良的运动员一样，朴世莉不像让任何人失望，所以她尝试着尽可能多地面组那些人——飞到各地去参加公共活动，应允媒体的请求，拍各种照片，并忍受着令人精疲力尽的日程安排，她的时间已经不属于她自己了。

但是这种状态并没有持续多久，在她作为新手的最后一个赛季，朴世莉意识到如果她要实现自己的高尔夫之梦，她必须掌控好她的生活。所以，她制定了一个个人的组织规划，能够轻松自如地适应别人的请求而绝不影响到她的训练和比赛，同时也不至于把她逼疯。并不是每一个人都能适应这个转换，但是朴世莉尽了她最大的努力，并掌控了自己的生活。

学习曲线

即使你没有一个专业的经理团队，也并不意味着你得事无巨细，事必躬亲。

如果你不做下面的任何一件事情，你的学习曲线将大大地改善：

• 不再需要你个人关注的事
• 你清单上已经去除的从高层分配下来的事情

尽管很多媒体都报道过我与我的第一个客户阿诺德 · 帕尔默在 20 世纪 60 年代晚期的那一次亲密握手，那次的交往本身只是基于一种极其简单的需要。有一天在他的办公室里，当谈到我们可能一起思考的各种项目时，阿诺德指着他抽屉里一大堆信件对我说：“马克，我真希望有个人能帮助我对付这些东西。这就是我现在所需要得。我在家花了很多的时间来回这些信，我几乎没有时间去玩高尔夫了。”

一丝灵光在我脑子里一闪，然后，我用晚上最好的那段时光来替阿诺德彻底地整理了他的那些邮件。当他第二天早晨起床时，我把分成几排的信件给他看：一些是需要他立即答复的，一些可以在他休闲的时间慢慢读，还有一些他可能想读，但并不需要他投以过多的精力，还有一些垃圾信件可以直接扔掉。

阿诺德简直高兴极了。这一点帮助我们建立了长达 40 年的商业往来和终身的私人友谊。如果我没有主动这么做，阿诺德可能永远不会把从头至尾读他的信的工作交给任何人做，其实对它们进行分类对他自己而言并不是最佳的利用时间的方式。

你可能不会有一个熬夜为你整理所有信件的经理，但你一定有很多工作可也交给别人来做。

首先做最重要的事

你日程表顶端的任何一个项目都需要一开始就解决，除非你因为时间紧张而有推迟的理由。你应该始终坚待在做次要工作之前完成最重要的主职工作，即使这么做意味着改变和破坏你制订的常规路线。

如果你的家庭曾经发生过紧急情况，改变你的常规生活是很容易的。在去往发生紧急情况的房间之前，客厅的地毯往往成为无人行走的真空地段。尽管如此，越是不急的事情，却想得越多。如果你必须在为过生日的同学打一个电话和按常规整理你的信件和读报纸之中作出选择，你可能会首先考虑你做事的基本标准：去给你过生日的朋友打电话（如果你尊重朋友的感情）。

一天结束时，查看你这一天所完成的详尽记录和你想做却没有完成的事情。然后检查完成的事情都处在你日程安排的什么地位。你可能惊讶地发现在你的日程表上有很多特别重要的事情却没有完成，而你很容易完成的却是清单上比较次要的内容。

实践创造完美

正如现实生活中的大部分目标，获得成功需要良好的控制和坚强的意志力。如果你还不习股写清单，那就首先计划、清理或从细节掌握起。简简单单地说你自己不会这些技能比下决心去改变你的行为要容易得多。如果你已经下了决心，你必须投人地学习和完善那些取得成功的技能 ― 而且你不能动摇你的决心，坚持才能取得最后的胜利。

把每一件事情都记录下来。养成把你每天需要完成的短一件简单的事情都记录下来的习股，不管这件事情有多么微不足道和不成熟。在每一件事情完成后在清单上相应的地方画上一线。有时，把工作写下来比实实在在去做更费时间。但是，把每一件事写下来是规划你自己的清单并使你对眼前的工作集中注意力的唯一方式。

要使你计划的事取得成功，和你实现生活中的大部分目标一样，需要你自律并下定决心。如果你还不习惯写清单，事先计划，把事情安排得井井有条，并且控制好细节，只是简简单单地说你还不会这些技巧当然比你下决心去改变你的行为要简单得多。如果你己经下定了决心，你必须全身心地去学习和完善你取得成功的技能——并且不要在自己已经决定的事晴上左右摇摆。满怀热忱地坚持是取得成功的唯一途径。